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grafica copertina news come fare videoconferenza

Come fare una Videoconferenza: 7 step per renderla un successo

Organizzare realizzare (bene!) una videoconferenza non è banale né facile. E prenderla in modo superficiale ti potrebbe costare caro.
Non solo i soldi o il tempo che hai investito per rendere più smart il lavoro in azienda o le lezioni a scuola. Potresti perdere anche la tua credibilità aziendale, affondare la percezione di serietà del tuo istituto o della tua preparazione come professionista.

La conseguenza di tutto questo? Clienti che ti abbandonanoStudenti che si ritirano per andare in una scuola più attenta alla qualità della loro formazione. Dipendenti o colleghi meno produttivi ed efficaci.

Realizzare un sistema di videoconferenza a regola d’arte può invece offrire un assist perfetto: più efficacia, più coinvolgimento e minori perdite di tempo nel lavoro in azienda o nella didattica.

Se sono questi i “gol” che vorresti centrare, allora sei fortunato: ti viene in aiuto questa nostra “ricetta” completa su come fare un’ottima videoconferenza i 7 step.

(Aggiornamento Aprile 2020: sapere realizzare una videoconferenza professionale significa anche stare attenti alla sicurezza e scegliere un’APP che offra specifiche garanzie di protezione). Si stima che circa 500mila account della nota piattaforma ZOOM siano stati carpiti e venduti – con i relativi dati personali – sul dark web.).

Ecco allora una guida pronta a darti tutti gli elementi per posizionare il tuo progetto sui giusti binari. Pronto a mettere le “mani in pasta”? Iniziamo!

1) Quali strumenti ti servono per iniziare?

Come ogni “ricetta” che si rispetti, si parte dagli ingredienti fondamentali. Ecco cosa non può mancare sulla tua scrivania per preparare una videoconferenza:

  • un qualsiasi PCComputer fisso o tablet. Insomma: qualsiasi dispositivo già in tuo possesso! Dovrà essere un device comodo da usare, con schermo sufficientemente grande e dotato di videocamera;
  • una comune connessione Internet. Non importa la velocità di navigazione o di download: alcuni software (professionali) per videoconferenze ti restituiscono qualità audio-video alta e costante anche con velocità di connessione a 2 MB;
  • un software per videoconferenze. Sul mercato ce ne sono davvero tanti. Ma un consiglio è valido sempre ed è oro: più l’APP è professionale e più potrai stare tranquillo sulla sua qualità e sistemi di sicurezza.
    Niente panico: al punto 3. ti daremo qualche dritta su quale orientarti.

All’elenco si potrebbero aggiungere anche i monitor interattivi e le lavagne LIM, due dispositivi multimediali touch screen che non dovrebbero mancare (e non mancheranno) nelle aule scolastiche o nelle sale riunione di nessuna scuola o ufficio. Ma al momento, con i tre strumenti menzionati sopra, è tutto più che sufficiente!

sala riunione videoconferenza multischermo

2) Quali caratteristiche deve avere per essere efficace?

Abbiamo detto che questa potrebbe essere la tua formula vincente per realizzare videoconferenze davvero distintive e di qualità. Ma una ricetta vera e propria per il successo, purtroppo, non esiste. Ma questi elementi sono di certo un perfetto inizio per mettere tutto sulla buona strada. I tuoi punti cardinali per non rischiare di cadere nel superficiale e in un danno per te e per i tuoi partecipanti.

Ecco le caratteristiche che non possono mancare nell’organizzazione di una videoconferenza:

  • deve essere Comoda.
    In altre parole: tutti i device mobili (iOS, Android, Windows) devono potersi collegare facilmente e senza complicazioni;
  • deve avere la funzionalità Multischermo.
    Ovvero: devi utilizzare un software di videoconferenza che renda possibile a tutti i device collegati di avviare un dispositivo video. E questo senza, ovviamente, andare a discapito della velocità o fluidità della comunicazione e connettività;
  • deve avere Facilità di accesso.
    Minore è il numero di passaggi che i tuoi “invitati” sono costretti a fare per partecipare, maggiore sarà l’efficacia della videoconferenza (e del buon umore di colleghi e clienti collegati!). Ad esempio, esistono software professionali che ti permettono di invitare i tuoi partecipanti con un semplice link e senza richiedere registrazioni o download di applicazioni;
  • deve avere un Impatto di esperienza utente gradevole ed essenziale.
    A nessuno piace aprire un’interfaccia confusa, piena di finestre e funzionalità incomprensibili. Né per chi deve usare il software in qualità di amministratore, né per chi deve seguire e partecipare  alla videoconferenza.Per questo assicurarsi che il software per le video-collaborazioni che si sceglie di usare deve avere queste caratteristiche e per poter essere fruito comodamente anche su schermi piccoli di smartphone o notebook.

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Allora scopri la nostra APP per Videoconferenza all’altezza dei tuoi obiettivi: AnyWhere Video

3) Meglio un software per videoconferenze professionale o gratuito?

Lo capiamo bene. È facilissimo associare il termine “professionali” all’aggettivo “costoso”. Ma quando si tratta di software per fare videoconferenze non c’è da scherzare.

Infatti, indirizzarsi verso una soluzione gratuita rispetto ad una con abbonamento ti proietta verso gravi rischi:

  • perdita di credibilità (e di clienti) della tua azienda agli occhi dei tuoi clienti e stakeholder;
  • perdite di tempo che impediscono ai team di lavoro di dedicarsi anche ad altre attività;
  • videoconferenze dispersive che impediscono di centrare gli obiettivi operativi;
  • frustrazione nell’utilizzo del software e quindi inefficacia dei lavori, lezioni, conferenze video da remoto;
  • screditamento della propria immagine professionale, che verrà percepita poco seria e di scarsa qualità.

In altre parole: tutti i software di videoconferenza gratuiti più popolari (come Skype, ad esempio) sono più adeguati per un utilizzo domesticoprivato o per micro team di lavoro interno.

smart working software videoconferenza da remoto

Ecco allora dei buoni motivi per scegliere un software di videoconferenza professionale:

a) AFFIDABILITÀ:

nel 90% dei casi, i software di videoconferenza gratuiti spesso non garantiscono un funzionamento fluido e stabile anche con connettività standard.
La conseguenza? Tutta la connettività aziendale o scolastica viene rallentata o bloccata. Per non parlare dell’impatto sulla qualità della videoconferenza o video-collaborazione: non avranno mai una fruizione piacevole.

“Allora cos’hanno da offrire programmi professionali”? Molto semplice: il Cloud.

Una caratteristica che li rende perfetti anche per connettività con scarso segnale (2 MB). In questo modo sgravano la tua rete Internet da rallentamenti e disservizi. Oltre a questo, ti consente di fare videoconferenze con numerosi partecipanti (anche di 50/500 persone o device in contemporanea) senza perdere 1 secondo di velocità.

b) SICUREZZA & ASSISTENZA:

ormai tutti i programmi di video-chat, di condivisione e video-lavoro da remoto offrono sistemi di criptaggio e protezione delle informazioni. Anche quelli free. Ma quanto è “sicura la sicurezza”?

Te le diciamo francamente: il gioco non vale il rischio.
Un sistema gratuito, infatti, non ha livelli di guardia alti, i protocolli di protezione sono minimi e tarati sulle minacce più blande e contenibili.

(Aggiornamento Maggio 2020: non è facile capire il grado di affidabilità e sicurezza di un’APP per videoconferenze. Ma esistono almeno 3 parametri che possono dirti se sei di fronte a uno strumento degno di fiducia oppure no: 1) certificazione ISO 27001; 2) Conformità GDPR; 3) Protocollo di sicurezza TLS.).

Immagina: sei collegato con il tuo (potenziale) miglior cliente per valutare il preventivo finale di acquisto, o con la tua classe di 27 ragazzi. Senza che tu te ne accorga un malware colpisce un PC aziendale o della scuola, entrando in circolo nell’intera infrastruttura server. Riesce così a carpire i dati riservati degli studenti (minorenni), dati finanziari e fiscali del tuo cliente, documenti e contratti.

A quanto potrebbe ammontare il danno economico (e giuridico) di tutto questo?

“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Ancora più semplice: sicurezza avanzata e personale tecnico in carne ed ossa per assisterti in caso di problemi.

livelli di protezione, infatti, sono molto più elevati e testati per arginare la maggior parte dei cyber attacchi conosciuti.

Di più? Alcuni fornitori di soluzioni di videoconferenze scendono in campo direttamente: monitorano possibili tentativi di “breach” (di violazioni) durante le videoconferenze. In casi estremi possono intervenire in tempo reale per “sigillare” la sala virtuale annullando al 100% il rischio di furto di dati aziendali o personali.

c) PRIVACY:

un altro punto che vediamo venire sacrificato, purtroppo, troppo di frequente.
Programmi di videoconferenza o video-lavoro gratuiti (come il già citato Skype o anche la versione free di Google Meet), come forse saprai, chiedono una “moneta di scambio” per lo sfruttamento libero che tu e la tua azienda fate dei suoi servizi: i tuoi dati personali. Un pegno che anche i partecipanti ai tuoi video-lavori devono pagare, sotto forma di registrazione, iscrizione o download di un’app.

Se per la tua azienda o scuola può essere un fattore trascurabile, attento: forse non lo è per i genitori dei tuoi alunni, o per un tuo cliente.

“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Sempre più semplice: la riservatezza.

Infatti, nessuna iscrizione o registrazione è richiesta agli invitati quando si usano software per videoconferenza a pagamento.
Il risultato? Nessuna archiviazione o sfruttamento di dati personali o professionali. Tutto rimane a te.

d) REGISTRAZIONI:

quando realizzi una videoconferenza non è detto che tutto fili sempre liscio. Può capitare, infatti, che un collega o uno studente non possano collegarsi nel giorno e orario prestabilito. Cosa fare quindi?

Con un programma gratuito non avrai a disposizione anche la funzionalità di registrazione della videoconferenza.
E nel caso in cui dovesse dartene la possibilità, attento ai limiti di tempo: sono possibili solo poche ore di registrazione totali.

“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Molto, molto semplice: la possibilità di fare registrazioni senza limiti.

e) RESTRIZIONI:

ti ricordi quando ti dicevamo della “moneta di scambio” richiesta dai programmi gratuiti? Oltre ai dati personali e professionali, ci sono anche le restrizioni.

Infatti, quasi la totalità dei programmi di video-collaborazione gratuiti hanno molte delle funzionalità necessarie, ma con (critiche) restrizioni: come il numero di partecipanti massimo che possono partecipare in contemporanea, spesso molto basso (tra i 2 e i 4); oppure la durata della videoconferenza, che in alcuni casi può durare fino a un massimo di 40 minuti. Terminati i minuti? Si interrompe, senza troppi convenevoli.

“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Infinitamente semplice: nessuna restrizione. O meglio: alcuni software prevedono restrizioni laddove previsto nei diversi pacchetti di licenze. Diversi a seconda di flessibili e specifiche esigenze.

4) Quale software di videoconferenza e video-lavoro scegliere?

Presto scriveremo una classifica approfondita ai migliori programmi per il video-lavoro a distanza sul mercato.

Fino ad allora ti dovrai accontentare di scaricare gratuitamente questa infografica di confronto tra software per videoconferenza.

Scegli consapevole, scegli sicuro.

5 SOFTWARE DI VIDEOCONFERENZA A NUDO

Ecco una grafica che mette a confronto le caratteristiche delle app per il video-lavoro più famose sul mercato

5) Quali obiettivi devi avere in mente per farla al meglio?

Come team di PTS srl non ci limitiamo a realizzare soluzioni di video-collaborazione e basta: siamo noi in primis entusiasti utilizzatori di queste tecnologie.

Per questo negli anni in cui abbiamo testato e avviato questa esperienza, ci siamo accorti che una serie di vitali accortezze possono fare la differenza sul fare videoconferenze davvero efficaci:

  • Prepara e organizza “a tavolino” la tua attività: cosa dovrai presentare, con chi ti dovrai collegare, cosa sarà necessario mostrare, chi si dovrà collegare per darti supporto, quanto tempo richiederà, ecc.Non dimenticare poi di fare alcune prove e test il giorno prima della data prestabilita: tutto deve andare (il più possibile) liscio. L’improvvisazione è il killer n. 1 delle videoconferenze!
  • Testa e punta su un software di videoconferenza all’altezza (non ci stancheremo di ripeterlo). Soluzioni “amatoriali” possono fare più danno che guadagno. E i tuoi colleghi, clienti o studenti ringrazieranno sicuramente!
  • Non commettere l’errore di pensare ai sistemi di videoconferenza come strumenti a sé stanti e da usare una tantum.Pensa a come puoi integrarli in molteplici attività del tuo ufficio o scuola.Fidati: possono essere un alleato insostituibile per risparmiare tempo, per ridurre (fino al 30%) i costi di trasferte nazionali e internazionali, sostituire macchinose procedure di scambio informazioni cartacee o digitali non in tempo reale (come massicci scambi di email, documenti volanti, telefonate, ecc.).Al punto 6 ti diamo qualche idea su attività aggiuntive che questi software ti possono permettere di realizzare per ottenere un immediato ritorno sull’investimento.
webinar formativo in videoconferenza
  • Punta a dare un valore aggiunto prezioso ai tuoi clienti o studenti e che non dà nessuno dei tuoi concorrenti.Un’esperienza di lavoro da remoto efficace, organizzata, che va dritta al punto, coinvolgente e interattiva si ricorda meglio e permette di raggiungere con più precisione i risultati voluti.

6) Le domande che devi farti prima di organizzare una Videoconferenza

Come ti possono aiutare? Vedile un po’ come un “kit di sopravvivenza” per organizzare videoconferenze efficaci e che valgano l’investimento fatto. Un elenco non esaustivo e che potresti (anzi, dovresti) essere completato con domande utili basate sulla tua esperienza diretta:

  • So come muovermi per non sembrare impacciato o un dilettante davanti alla videocamera?
  • Valorizzo l’immagine della mia azienda o la mia immagine di professionista?
  • Ho preparato una scaletta organizzata su come gestire/condurre la videoconferenza?
  • Il software che uso ha tutte le funzionalità di cui ho bisogno per condurla? Oppure noto che mi servirebbe qualcosa in più per un’attività importante che voglio sfruttare durante la videconferenza? (Ad esempio una funzione di “lavagna interattiva virtuale” per sintetizzare punti salienti o per realizzare schemi).
  • Ho allertato tutti i collaboratori e colleghi per essere pronti e/o disponibili a partecipare in caso fosse necessario?
  • Ho programmato test del sistema di videoconferenza e del mio intervento prima di iniziare?
sala riunione software videoconferenza

7) Non solo videoconferenza: uno strumento per ampliare il tuo lavoro

Non fermarti alla sola definizione di “videoconferenza”. Alcuni software sul mercato sono perfetti alleati per sbloccare nuove possibilità di business e di apprendimento:

  • Video-collaborazione:
    molto simile alla videoconferenza, ma che identifica un’attività più incentrata sul lavoro in contemporanea e in tempo reale su uno stesso documento.Due o più colleghi/collaboratori possono quindi modificare e interagire contemporaneamente su una stessa presentazione in PDF, sottolineando, evidenziando, annotando modifiche o errori.Perché scambiarsi tonnellate di email per settimane quando puoi fare la stessa cosa in poche ore, senza incomprensioni e con maggiore precisione?
  • Eventi virtuali e da remoto:
    soprattutto in questo frangente di emergenza nazionale e internazionale, per molte aziende e scuole è vitale trovare uno strumento che consenta loro di continuare ciò che sanno fare meglio: dialogare, “incontrare” e confrontarsi con altri colleghiclientifornitoristudentiinsegnanti.E quale migliore occasione di un evento formativo, di dibattito o culturale per stringere e non perdere quei rapporti fondamentali per il proprio business o attività?Grazie a software professionali puoi farlo. In particolare, il software di videoconferenza AnyWhere Video ti consente di creare fino a 10 “sale” virtuali distinte, all’interno delle quali invitare fino a 50 partecipanti ciascuna.

     

  • Corsi formativi aziendali o lezioni scolastiche online:
    le competenze dei propri colleghi o studenti è sono gioielli rari da custodire e sviluppare.

    Organizzare un appuntamento formativo a distanza può diventare un’attività utile, comoda e – perché no – divertente: per i collaboratori da remoto, o per i colleghi di altre sedi aziendali, per gli studenti assenti, per i corsisti che non possono intervenire perché malati.

    Una soluzione per accorciare le distanze e per dare massima importanza all’interazione dei partecipanti. E tutto a costo 0.

  • Webinar:
    un appuntamento formativo virtuale che potresti organizzare per promuovere la tua attività di professionista, o come occasione di business per intercettare nuovi potenziali clienti.

    Un’arma che richiederebbe approfondimenti a parte per evidenziarne funzionamento, potenzialità e vantaggi.

Hai ancora punti interrogativi su come fare una videoconferenza professionale, senza spendere una fortuna e con il supporto di qualcuno di affidabile che ti guidi?

Togliti il dubbio!

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immagine anteprima news delle recensioni stampanti multifunzione su Amazon

Stampanti su Amazon: per le aziende è la scelta giusta?

“Non ho bisogno di niente di speciale: su Amazon troverò la cosa giusta e senza costi in più per servizi che non mi servono”.

È una considerazione che, probabilmente, avrai fatto o pensato quando avevi bisogno di un prodotto per la tua azienda o attività commerciale: dai più banali fino a quelli più professionali, come un PC portatile o una stampante, per esempio.

Anche se (in apparenza) la scelta di Amazon è vantaggiosa nell’acquisto di forniture per aziende, studi professionali o attività commerciali, per diversi professionisti invece l’acquisto sul noto ecommerce si è rivelata un incubo.

Può essere, ma Amazon è sicuramente più affidabile e presente per aiutarmi a risolvere ogni difficoltà!”.

Al di là dei miti sul noto e-commerce, nei fatti, quali sono stati i problemi ricorrenti con cui si sono scontrati professionisti e aziende nell’acquisto di stampanti multifunzione su Amazon?

Un’analisi PTS è andata a scavare nelle numerose recensioni pubbliche su Amazon, relative a differenti modelli di stampanti. E anche se il tema è particolarmente scottante a causa delle false recensioni sul noto e-commerce, l’analisi ha portato alla luce i “mal di pancia” più dolorosi emersi nell’esperienza di acquisto.

La ricerca è stata condotta attraverso analisi semantica e testuale delle recensioni analizzando: il “sentimento” espresso e l’argomentazione delle lamentele e problematiche; le categorie di problematiche principali e più ricorrenti (per frequenza). Infine, le recensioni prese in analisi sono sia di tipo “business”, sia di tipo “privato”: entrambe facce di una stessa medaglia che offre, certamente, spunti di riflessione importanti per entrambi i contesti.

1) Stampanti multifunzione e Amazon: il contesto

Le qualità tecniche delle stampanti in circolazione – lo saprai – sono ormai abbastanza uniformidire quale sia “la migliore” è uno sforzo vano, considerando solo le caratteristiche tecniche. La vera differenza, lo diciamo sempre nelle nostre consulenze gratuite, la fanno gli obiettivi specifici di ogni azienda e ufficio.

Infatti, pressoché ogni stampante può garantire standard adeguati e un buon rapporto qualità-prezzo che varia al variare delle esigenze: ottime in termini di velocità, qualità di stampa/scansione e di costi (che siano di acquisto o noleggio, non importa). Ogni stampante ha una o più caratteristiche che la distingue (Wireless, scansione fronte/retro, consumi ridotti, durata del toner, ecc.), ognuna più o meno adeguata per abitudini di stampa diverse (costanti o saltuarie durante l’anno, alte o basse quantità, ecc.).

Scegliere la stampante giusta sembra quindi cosa banale, ma può nascondere diverse insidie. (Ad esempio: conosci la differenza di vantaggi e benefici se acquisti o noleggi una stampante?)

Sono state analizzate 420 recensioni pubblicate su 9 modelli diversi di stampanti multifunzione di marca HP, Brother e Ricoh.

grafico suddivisione punteggi recensioni 4 e 5

Contrariamente a quanto si potrebbe pensare, le recensioni con punteggi alti (voti 4 e 5) vengono espresse da circa l’87% degli acquirenti. Significativo (in negativo), se si pensa che di questi circa il 12% ha segnalato uno o più problemi nella soluzione scelta e nell’esperienza di acquisto.

Il restante 13% assegna invece punteggi medio-bassi (3, 2 e 1 stella): di questi uno schiacciante 96% segnala uno o più problemi e “brutte esperienze”.

grafico suddivisione recensioni da 1 a 3

2) I Problemi e l’Analisi

Nonostante le numerose recensioni, l’analisi ha portato alla luce 6 categorie differenti di problematiche e difficoltà lamentate con più frequenza:

  • DIFETTI DI PRODOTTO: difetti di fabbrica; funzionalità non supportate dalla stampante; prestazioni e funzionalità che non soddisfano le esigenze di lavoro e le aspettative
  • INSTALLAZIONE: lunga e difficoltosa; complessa e non accessibile a persone non tecniche; errori e malfunzionamenti dovuti all’installazione fatta amatorialmente; funzionalità non attivate a causa di errori durante l’installazione; troppo complicata e non completata
  • ASSISTENZA: nessun supporto specifico da contattare; nessuna possibilità di riparazione diretta, solo sostituzione; tempi di supporto/risposta delle case produttrici della stampante lunghi e non certi
  • TONER E CARTUCCE: difficoltà nell’installare/usare cartucce diverse da originali; acquisto di nuove cartucce costoso e dispendioso; durata dei toner non rispettata
  • COMPTENZE (formazione): difficoltà nell’uso; comprensione complicata delle funzionalità necessarie della stampante
  • CONSEGNA: tempi non rispettati; difetti all’arrivo e necessario effettuare il reso e nuova spedizione; componenti necessari non inclusi (info errate).

I problemi più gravi lamentati nelle recensioni riguardano

INSTALLAZIONE (26%) ma, soprattutto, TONER E CARTUCCE (34%)

A livello globale – considerando per la totalità delle recensioni e, per ciascuna, sia la prima problematica lamentata sia quella secondaria – la principale casistica di difficoltà riscontrate riguarda l’INSTALLAZIONE (26%) ma, soprattutto, TONER E CARTUCCE (34%).

Tipologie che incidono direttamente su due punti sensibili nel lavoro di aziende e professionisti: i costi di gestione della stampante e i tempi. Infatti si sa, il tempo è denaro.
Per esempio, nella seconda casistica (Toner e Cartucce), immagina di avere appena comprato la tua indispensabile stampante, ma di non sapere che ti verrà fornita con lo “starter-kit” di cartucce, caricate con una quantità di toner inferiore rispetto alla massima capienza (cariche al 20%) e che ti permetterà di realizzare meno stampe rispetto a una cartuccia “piena”. Come reagirai quando arriverai a esaurire l’inchiostro prima di quanto pensassi, restando così senza cartucce di scorta e che dovrai acquistare a prezzi alti? Forse non con un sorriso.

Una prassi, questa, di tutte le case-madri produttrici, che mettono a disposizione stampanti con già installato il kit iniziale a breve durata per accelerare l’esigenza di acquisto di cartucce di riserva.

grafico totale lamentele stampanti acquistate su amazon

Tuttavia – come forse saprai – esistono anche le soluzioni di cartucce più “a buon mercato”, ovviamente. Per esempio, nei casi in cui si opti per l’acquisto di toner compatibili – quindi più economiche ma anche più scadenti e meno eco-sostenibili (non si possono rigenerare né riciclare). Anche in questo caso bisogna essere consapevoli delle differenze tra le tipologie di cartucce, dei loro vantaggi e dei rischi che comportano. Tutte cose da cui (ahinoi) pochi fornitori mettono in guardia.

Un fattore da tenere bene a mente, soprattutto considerando la particolare problematica espressa in alcune recensioni: l’impossibilità (in alcuni modelli di stampanti) di caricare cartucce compatibili o rigenerate, ma solo originali. Una bella spesa, quindi!

Un problema, quello delle cartucce più economiche, che per professionisti e privati andrà sempre più a complicarsi. A suggerirlo il recente annuncio di HP di offrire stampanti a costi ridotti, ma con sistemi criptati che ne permetteranno il funzionamento esclusivamente tramite cartucce originali (quindi più costose).

grafico prima problematica segnalata per l'acquisto stampanti su amazon - punteggi 1 a 3

Per quanto riguarda, invece, difficoltà lamentate per l’INSTALLAZIONE, la questione è semplice: non tutti quelli che comprano una stampante per il proprio ufficio o studio professionale sono tecnici o hanno dimestichezza con informatica e software. E anche quando riescono a completare l’installazione, solo dopo settimane di utilizzo si noterà l’assenza di alcune funzionalità specifiche (per esempio come l’invio via email e salvataggio di un documento scansionato).

Proseguendo, nella classifica delle problematiche seguono quelle di ASSISTENZA (13%) e di CONSEGNA e COMPETENZE (che sommate raggiungono il 19%).

Uno scoglio, quello dell’assistenza tecnica, che per gli acquirenti si traduce nell’impossibilità di avere a disposizione addetti esperti e tempi certi (e brevi!) di risoluzione del guasto. Non l’ideale per chi ha esigenze lavorative.

Rappresentano, infine, casi più soggettivi (rispetto alle aspettative ed esigenze di lavoro) e non direttamente gestibili quelli legati a problemi di PRODOTTO (40%) e quelli già citati di consegna e competenze nell’uso della stampante.

Nei casi legati a problemi di “prodotto”, ricorrono lamentele legate alle prestazioni dello specifico dispositivo, come la velocità di scansione, qualità della stampa, comodità delle sue funzionalità di fronte/retro automatico, ecc.
Più vicini a delusioni, che a veri e propri problemi, dovute a un modello che non soddisfa le esigenze di lavoro, scelto sulla base di autonome ricerche sul web.

grafico seconda problematica segnalata per l'acquisto stampanti su amazon - punteggi 1 a 3

3) Voti alti e bassi: stessi problemi?

I “dolori” espressi nelle recensioni pubblicate cambiano al cambiare del “voto” assegnato alla stampante acquistata. E con differenze evidenti e significative. Quali?

Per i professionisti e acquirenti che hanno assegnato punteggi da 1 a 3, la prima problematica lamentata è relativa al PRODOTTO (41%), ASSISTENZA (19%), INSTALLAZIONE (16%) e solo marginalmente CONSEGNA (8%) e TONER E CARTUCCE (6%).

Un problema – quello del “prodotto” giusto – che è direttamente collegato al secondo e terzo problema in ordine di frequenza (Assistenza e Installazione), segnale che il cattivo “feeling” tra l’acquirente e il prodotto più adeguato si estende anche nelle primissime fasi d’uso del prodotto.

Recensioni che, come accennato più sopra, in 2 casi su 3 lamentano più di un “trauma” nell’esperienza di acquisto: guardando al risultato in modo globale – considerando sia le lamentele più gravisia quelle secondarie – , si assiste a un leggero cambiamento di classifica: con le casistiche TONER E CARTUCCE che segnano un incremento del +14%, mentre INSTALLAZIONE e ASSISTENZA crescono rispettivamente del +9% e del +6%.

grafico suddivisione prima problematica segnalata per l'acquisto stampanti su amazon per punteggi 1 a 3

Cosa ne emerge?

Che per questa fascia di acquirenti la scelta è stata fatta in maniera “amatoriale”, rivelandosi errata per mancanza di informazioni specifiche sul prodotto – che non risponde alle specifiche esigenze e che si è rivelato ostico da configurare in modo adeguato – e sui suoi consumabili relativamente a prezzi e caratteristiche (durata, tipologia di toner e cartuccia corretta).

grafico suddivisione della seconda problematica segnalata per l'acquisto stampanti su amazon per punteggi da 1 a 3

4) Conclusioni

Nessuno (che si sappia!) possiede la sfera di cristallo per vedere nel futuro e fare scelte sicure al 100%. E in questo senso, è altrettanto vera anche un’altra considerazione: non esistono soluzioni sicure al 100%!

Nonostante comunque l’alto rating assegnato alle stampanti acquistate su Amazon, quasi un 25% totale di professionisti ha recensito una o più difficoltà nella sua esperienza di acquisto. Una percentuale significativa considerando la categoria di prodotti a cui fanno riferimento: dispositivi professionali.

Cos’altro emerge? Sicuramente la varietà di categorie di problematiche recensite dagli utenti (7 casistiche) e le grandi differenze tra le difficoltà segnalate da chi ha assegnato punteggi alti (4 e 5) e chi bassi (1-3). Un segnale di una distinzione tra due tipologie di professionisti differenti: quelli con più dimestichezza verso lo strumento, che riescono a scegliere la stampante giusta, ma che lamentano problemi nelle fasi d’uso successive; quelli con meno informazioni, che si scontrano con la dura realtà della scelta accurata del dispositivo più adeguato e che via via devono gestire difficoltà più complesse.

Per questo, quando si deve scegliere la soluzione di stampa per il proprio lavoro, esistono numerosi fattori da tenere in considerazione per non rischiare di fare investimenti errati e che si possano rivelare fallimentari.

Lo diciamo sempre: scegliere consapevoli (con le giuste informazioni), per poter scegliere bene!

METTICI ALLA PROVA

Perché rischiare un acquisto insoddisfacente che fa perdere soldi, tempo e sonno?

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Come gestiscono i rifiuti da stampa le aziende in Emilia Romagna?

Toner e Cartucce smaltiti e riciclati: quanto sono eco-responsabili le aziende in Emilia Romagna?

Nonostante le aziende stampino sempre meno (un calo del valore del 5% nel 2018), il settore delle stampanti in Italia può contare ancora su una spesa di circa 1 miliardo di euro (il 20% del totale degli investimenti nel settore Hardware). Un giro d’affari ancora importante che pone queste tecnologie al centro di un delicato problema ambientale. Proprio le tecnologie hardware, che ciascun ufficio e azienda utilizza ogni giorno, si stima abbiano un impatto devastante in termini di gas serra: arriveranno a toccare, entro il 2020, circa 2,1 gigatoni di emissioni inquinanti, quasi il 4% delle emissioni totali globali (The Shift Project). E se le emissioni e i rifiuti generati dalle apparecchiature elettroniche (RAEE) hanno questa “ingombrante” responsabilità sul nostro ecosistema, occorre interrogarsi sul ruolo giocato dai dispositivi di stampa. In particolare, sui rifiuti prodotti da queste periferiche: i toner e le cartucce esauste. Le aziende come gestiscono questa tipologia di rifiuto? E le modalità attuate di smaltimento che impatto hanno sull’ecosistema? Insomma: virtuosi, o poco virtuosi? Per fornire risposte e spunti a queste domande, il team di PTS ha condotto una breve analisi* sulle modalità di smaltimento e recupero di toner e cartucce esausti in Emilia Romagna.

1) Il contesto 

Nello scenario descritto, toner e cartucce delle stampanti fanno ancora la voce grossa in termini di impatto ambientale. Un argomento da non sottovalutare, soprattutto considerando che contano quasi fino a 700 le tonnellate di rifiuti di toner e cartucce prodotti dalle aziende solo in Emilia Romagna in un solo anno. In generale, infatti, i rifiuti da stampa (ma anche vaschette, fusori, testine della stampante), da normativa nazionale, sono classificati come rifiuti speciali, e quindi non smaltibili o gestibili come un qualsiasi rifiuto urbano. Una normativa sul processo di smaltimento toner che diventata, negli ultimi 20 anni, più stringenti verso la quasi totalità delle aziende e delle attività a Partita IVA, obbligate a rivolgersi a operatori autorizzati. Alcuni degli obblighi: quello di dotarsi di procedure, di contratti di gestione e di documentazione ufficiale (FIR – Formulario Identificazione Rifiuti) che regolarizzino in modo più trasparente la gestione dei rifiuti da stampa.

2) Produzione dei rifiuti speciali: toner e cartucce

Un primo termine di paragone mostra, come accennato, le quantità di toner e cartucce esausti prodotti nel 2015 e 2016 (ultimi dati ufficiali ARPA, con relativi aggiornamenti negli anni successivi).

(grafico1)

Grafico quantità rifiuti toner e cartucce Pericolosi-Non Pericolosi 2015/2016

Ad un rapido sguardo sull’andamento annuale (senza tener conto, per motivi di spazio, le tonnellate di rifiuti importate ed esportate in Emilia Romagna), si può notare:

  • il lieve incremento delle quantità di rifiuti prodotti e registrati (+ 9%)
  • il calo della registrazione di toner come “rifiuti pericolosi” (- 30%)

Un trend che viene, in parte, più evidente guardando ai “luoghi di natalità” di questi rifiuti da stampa: una costellazione di realtà sparse sul territorio e localizzate in tutti i principali comuni e province della regione.

(grafico 2)

Mappa con le aree di produzione di toner/cartucce esauriti in Emilia Romagna

Focalizzando però l’attenzione su livelli di produzione più considerevoli (sopra le 3 tonnellate), nel 2016 (con relativi aggiornamenti recenti) la produzione dei rifiuti di toner e cartucce si concentra su comuni specifici:

  1. Solarolo (RA) (582 tonnellate),
  2. Calderara di Reno (33,4 tonnellate),
  3. Bologna (18 tonnellate),
  4. Parma (13 tonnellate),
  5. Poggio Renatico (12,2 tonnellate),
  6. Pianoro (BO) (8,1 tonnellate),
  7. Caorso (PC) (8,0 tonnellate),
  8. Modena (MO) (5,7 tonnellate),
  9. Borgonovo Val Tidone (PC) (5,3 tonnellate),
  10. Reggio Emilia (RE) (5,1 tonnellate),
  11. Carpi (MO) (4,9 tonnellate)
  12. Cesena (FC) (4,9 tonnellate)
  13. Rimini (4,2 tonnellate).

Mettendo a confronto questo scenario con quello dell’anno precedente, emerge una piccola sorpresa: da un periodo all’altro si registrano drastici cali e impennate delle tonnellate di rifiuti generati, come:

  • Casalecchio di Reno (BO) ► da 463 a 0,59 tonnellate circa
  • Modena (MO) ► da 49,9 a 5,7 tonnellate
  • Solarolo (RA) ► da 0 a 582 tonnellate
  • Calderara di Reno (BO) ► da 0 a 33,4 tonnellate
  • Poggio Renatico (FE) ► da 0 a 12,2 tonnellate
  • Scandiano (RE) ► da 16,8 a 0 tonnellate.

(grafico 3)

Grafico di confronto sul totale tonnellate di toner/cartucce esauriti prodotti in Emilia Romagna nel 2015 e 2016

Cosa ne emerge? Che le attività di produzione dei rifiuti varino e tendano a concentrarsi e spostarsi in poche aree specifiche. Aree che, come vedremo meglio, sono le sedi locali specializzate e preferite per il trattamento di toner e cartucce esausti.

Ma quali sono le modalità preferite di gestione di questi rifiuti sul territorio?

3) Smaltimento dei rifiuti speciali: cosa e come

Come anticipato, lo smaltimento e gestione delle cartucce e dei toner di stampa richiede processi specifici e diversi da quelli di un qualsiasi altro rifiuto urbano.

In breve, le modalità principali registrate sono le seguenti, organizzate in una scala del loro impatto ambientale:

TIPOLOGIA DEL TRATTAMENTO

DESCRIZIONE

IMPATTO AMBIENTALE

CATEGORIA

R4 Riciclo/recupero dei metalli o dei composti metallici * Medio-Basso “Recupero”
R5 Riciclo/recupero di altre sostanze inorganiche * Medio-Basso “Recupero”
R13 Messa in riserva: tipologia di stoccaggio di rifiuti espressamente finalizzata al recupero # Neutro “Recupero”
R12 Scambio di rifiuti per sottoporli a operazioni di recupero specifiche # Neutro “Recupero”
D1 Deposito sul o nel suolo (ad esempio discarica) *** Alto “Smaltimento”
D9 Trattamento fisico-chimico non specificato, che dia origine a composti o a miscugli eliminati secondo uno dei procedimenti elencati in altre procedure (a esempio evaporazione, essicazione, calcinazione, ecc.) ** Medio / Medio-Alto “Smaltimento”
D13 Raggruppamento preliminare prima di una delle operazioni di smaltimento ai punti “D” ## Non determinabile “Smaltimento”
D14 Ricondizionamento preliminare prima di una delle operazioni di cui ai punti “D” ## Non determinabile “Smaltimento”
D15 Deposito preliminare prima di una delle operazioni di cui ai punti “D”(escluso il deposito temporaneo, prima della raccolta, nel luogo in cui i rifiuti sono prodotti) ## Non determinabile “Smaltimento”

4) Gestione dei rifiuti da stampa: “ECO” O “NON ECO-SOSTENIBILI”?

A colpo d’occhio, in positivo, le operazioni più adottate per la gestione di questa tipologia di rifiuti dalle aziende in Emilia Romagna è quella della modalità di recupero “R.

(grafico 4)

Grafico sul totale tonnellate smaltite o rigenerate di toner/cartucce in Emilia Romagna

La categoria della “Messa in riserva” (R13) (1.151 tonnellate), è quella più adottata, mentre dal lato delle operazioni di smaltimento (“D”) spicca il “Deposito temporaneo” (D15), con 97 tonnellate.

Entrambe sono, in breve, attività temporanee funzionali a destinare toner e cartucce a successivi trattamenti relativi alla stessa “famiglia” di gestione: “R” e “D”.

Nelle modalità più adottate è importante sottolineare il “Riciclo/recupero di altre sostanze inorganiche” (R5) con più di 700 tonnellate gestite, e quindi la diretta attività tecnica sulla cartuccia da stampa.

L’altra operazione, altamente positiva in termini ecologici, è quella di “Riciclo/recupero dei metalli o dei composti metallici” (R4), che segue con 277 tonnellate.

Sono queste, in sostanza, le modalità dirette che consentono di recuperare o addirittura rigenerare le cartucce, per dar loro nuova vita a un prezzo notevolmente inferiore rispetto alle originali. E con un notevole risparmio di CO2 e costi per l’ambiente.

Da un punto di vista geografico, la concentrazione delle attività di recupero dei rifiuti si polarizza attorno a zone specifiche.

(grafico 5)

Grafico sulle modalità di Recupero (R4 e R5) di toner/cartucce in Emilia Romagna

Come visto poco prima, la gestione materiale dei rifiuti da stampa si polarizza in sedi geografiche limitate, autorizzate e iper-specializzate.

(grafico 6)

Grafico sulle modalità di Recupero (R12 e R13) di toner/cartucce in Emilia Romagna

Si assiste a un discorso simile anche per quanto riguarda le modalità “D” di smaltimento di toner/cartucce.

(grafico 7)

Grafico sulle modalità di Smaltimento di toner/cartucce in Emilia Romagna

Una polarizzazione che diventa ancora più interessante mettendo faccia a faccia due valori:

  • il totale delle tonnellate di rifiuti generati nelle zone “più produttive” (grafico 3),
  • il totale delle tonnellate di cartucce e toner gestite negli stessi territori.

(grafico 8)

Grafico sul confronto delle tonnellate di toner/cartucce esauriti prodotti nel 2015 e 2016 in Emilia Romagna

Cosa emerge?
In alcune aree è evidente una disparità tra la quantità di rifiuti di prodotta e la quantità di quella gestita (smaltita o recuperata). Una sorta di “esodo di rifiuti”: dalle zone sede delle aziende “produttrici”, alle aree operative di realtà specializzate al trattamento dei toner/cartucce esauriti.

In particolare:

  • Modena: 5,7 tonnellate prodotte registrate; 21,66 tonnellate rigenerate
  • Solarolo (RA): 582 tonnellate prodotte registrate; 2.198,56 tonnellate rigenerate/smaltite
  • Pianoro (BO): 8,10 tonnellate prodotte registrate; 28,32 tonnellate rigenerate/smaltite
  • Caorso (PC): 8,00 tonnellate prodotte registrate; 22,17 tonnellate rigenerate/smaltite

In questo scenario, queste aree rappresentano veri e propri quartieri generali per il trattamento specializzato di toner e cartucce: a Modena vengono gestiti un +73,6% di rifiuti rispetto a quelli generati, percentuale identica a Solarolo (+73,5%). Mentre a Pianoro si segna un +71,3 e a Caorso un +63,9%.

5) Conclusioni

Nonostante le tonnellate di rifiuti destinati a modalità di trattamento di “Recupero” (2.529,84 tonnellate) siano decisamente superiori rispetto a quelle destinate a “Smaltimento” (180,38 tonnellate), diventa necessario fare in modo che la forbice continui ad assottigliarsi.

L’obiettivo ideale? Rendere il mondo delle cartucce e toner “autosufficiente”, in grado cioè di limitare pressoché a 0 il suo impatto sull’ambiente.

Una seconda considerazione evidenzia, come già accennato, le sedi specifiche di gestione del rifiuto. Un ruolo di primo piano che mette in risalto la specializzazione del trattamento.

(grafico 9)

Grafico sulle modalità gestione rifiuto toner/cartucce in Emilia Romagna

Sono, in particolare, sei le più virtuose destinazioni che garantiscono una gestione eco-sostenibile di toner e cartucce (Solarolo, Modena, Ferrara, Cavriago, Calderara di Reno e Borgonovo Val Tidone (PC)), poiché il 100% dei rifiuti gestiti viene destinato a operazioni “R”, di recupero e riciclo.

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