Sharp crea il servizio che facilita il lavoro e le riunioni ibride
Come sarà l’ufficio del futuro?
Dai trend emergenti si parla di smartworking parziale, di riunioni ibride e di gestione fluida.
Come abbiamo già anticipato, Sharp da tempo studia soluzioni volte a migliorare le riunioni in tempo di smart office. Vi abbiamo parlato delle stampanti multifunzione gestibili anche out of office, ma l’ecosistema di dispositivi e servizi Sharp guarda avanti e l’ultima soluzione ne è un esempio: un servizio in abbonamento che assicura una gestione più fluida delle riunioni aziendali, lo Synappx Collaboration Hub.
Questo servizio è la risposta alla necessità di rendere più semplice l’organizzazione delle riunioni e soddisfare le esigenze del lavoro ibrido.
Synappx Collaboration Hub è stato creato per favorire il passaggio da un uso personale delle attrezzature a quello condiviso, assicurando una user experience semplice, sia in azienda che a casa.
Con Synappx Collaboration Hub è possibile tenere qualsiasi tipo di riunione (tradizionale, ibrida o in smartworking):
- sfruttando la potenza del cloud
- fornendo un accesso facilitato a doc condivisi tramite le principali piattaforme online o client per riunioni
La grande potenza dello Synappx Collaboration Hub si vede nella facilità di interfacciamento durante le videoconferenze, soprattutto quelle ibride e, soprattutto, se si dovranno condividere informazioni. Con questo servizio di Sharp si evita quel ritardo – anche significativo – causato dalla difficoltà di configurazione.
Il mondo Synappx™ di Sharp
Synappx™ è un marchio registrato Sharp.
Synappx Collaboration Hub migliora la qualità della riunione
- i documenti sono facilmente consultabili e condivisibili con processi e funzioni integrate, anche da servizi cloud.
- garantisce che tutti gli utenti sappiano gestire qualsiasi configurazione e avviare agevolmente ogni tipo di riunione, accedendo dal device personale o aziendale.
- sia che si usi un dispositivo personale che uno già presente in sala, il servizio evita il ritardo di inizio riunione e solleva l’utente dalla preoccupazione di utilizzare uno strumento nuovo o non-conosciuto.
Il servizio fa in modo che il focus dell’utente resti sempre sugli obiettivi del meeting.
Non è tutto: con l’App Synappx Go è possibile gestire la riunione (e tutte le sue fasi) in modalità touchless via mobile. Tramite app è anche possibile recuperare e presentare i contenuti archiviati su diversi servizi in cloud.
Con questo servizio di Sharp, la tecnologia è una risorsa e non un ostacolo: affianca l’utente in riunioni più efficaci e collaborative.
Se vuoi conoscere Synappx™ Collaboration Hub e tutte le soluzioni Synappx™, contattaci e ti forniremo le informazioni necessarie.
Quale futuro per la riunione online in azienda?
Secondo un’indagine Otter.ai, in media il 15% del tempo di un’azienda è speso in riunioni: i quadri intermedi trascorrono il 35% del loro tempo lavorativo in meeting, mentre per i dirigenti di fascia alta si sale al 50%.
Va poi messo in conto anche il tempo impiegato nella preparazione di questi momenti: gli impiegati passano almeno 4 ore alla settimana preparando le riunioni di aggiornamento.
Ma quanto è coinvolgente una riunione online? Lo vediamo subito…
Buone notizie: nessuno dei nostri follower si fa i fatti propri durante una riunione online!
Sappiamo che può farvi sorridere, ma non è un risultato scontato. È uno dei dati che emergono dal sondaggio che abbiamo proposto sulla nostra pagina Linkedin e non è scontato per due motivi:
- In molte realtà, la riunione online è (stata) una soluzione necessaria e non evitabile. Non è una scelta, ma un modus operandi al quale i vari soggetti sono stati obbligati e, come spesso accade davanti ad un dictat, la repulsione è forte.
- Spesso una riunione online viene vista come un momento di pausa dalla routine professionale, un momento leggero dove potersi rilassare e anche distrarre trincerandosi dietro a (improbabili) lacune hardware che interessano audio e/o video.
Perché, ammettiamolo, spesso le cam vengono disattivate. L’abitudine è iniziata durante il lockdown vero e proprio, quando al lavoro ci si andava in ciabatte, ma è continuata anche quando la vita professionale stava ripartendo.
Consuetudine che, probabilmente, appartiene anche ad una parte di quel 62% di followers che, invece pur seguendo la riunione online, approfitta per lavorare e mettersi in pari con email, o per leggere informative varie. Niente, tuttavia, che distolga eccessivamente l’attenzione perché è bene farsi sempre trovare preparati.
Tra questi due gruppi spicca anche chi segue e partecipa attivamente (un 23% dei nostri followers – bravi!) in netto contrasto con quel 15% che dichiara di partecipare per senso del dovere, pur annoiandosi.
A questo punto è lecito chiedersi se le conference call sono state assimilate alle dinamiche aziendali.
È lecito supporre che, si, ormai siano un sistema consolidato che se non sostituirà al 100% le riunioni in presenza, quantomeno si rivelerà un sistema alternativo per evitare di posticipare gli incontri per impossibilità dei partecipanti.
Da una ricerca condotta da Sharp su di un campione di oltre 6.000 dipendenti di PMI in Europa, è emerso che il 53% dei lavoratori non si concentra durante i meeting online. In questa intervista Carlo Alberto Tenchini, Direttore Marketing e Comunicazione e Direttore Vendite di Sharp ci aiuta a capire come sfruttare al meglio le riunioni da remoto.
Che fare ora che si è introdotta questa nuova modalità? Iniziare da un’ambiente virtuale coinvolgente, che stimoli la partecipazione, renda più interessante e interattiva la videoconferenza, la riunione o la presentazione. Ad esempio, Sharp ha ottimizzato gli spazi e ottenuto una collaborazione più produttiva con software ad hoc, come Windows Collaboration Display sviluppato proprio per rendere le riunioni più efficaci, consentendo al team di connettersi con facilità grazie al suo monitor interattivo di nuova generazione. E non solo.
È oggettivo che la porta si è ormai spalancata su questa nuova modalità di incontro, Il resto lo farà la creatività, la tempestività e l’efficienza dei vari player.
Se ti interessa sapere di più su come rendere coinvolgente ed efficace la tua riunione online, contattaci! Sapremo consigliarti la soluzione migliore per la tua azienda.
I 4 problemi che avete vissuto durante lo smartworking
Sul nostro profilo Linkedin, qualche giorno fa abbiamo proposto un sondaggio: qual è stato il vostro problema durante lo smartworking in lockdown?
Il risultato non è stata una sorpresa: per il 63% di voi la connessione internet ha rappresentato l’ostacolo maggiore.
Ed era prevedibile perché spesso la linea Adsl è risultata inadeguata nel sostenere l’operatività simultanea di due pc, a volte tre o più.
È facile condividere file a distanza?
Ma non è stata l’unica criticità: il 19% di voi ha trovato difficoltà nella condivisione.
Durante lo smartworking abbiamo dovuto imparare un nuovo modo di lavorare e di collaborare. È stata riscritta quella che era la nostra operatività in ufficio.
Non era più possibile scambiarsi pratiche ‘a mano’ con il vicino di scrivania, ma abbiamo imparato ad usare il cloud aziendale e i software (o piattaforme) di file transfer.
Le circostanze ci hanno obbligati ad uscire dalla nostra zona di comfort e ad introdurre quelle soluzioni informatiche che, fino al giorno prima, abbiamo accantonato promettendo di studiarle un non meglio precisato giorno. O peggio: eliminate in toto bollandole con il più sbrigativo ‘non fanno per me!’.
Software e device non sempre sono stati nostri alleati
In questi ultimi mesi è emerso chiaramente come l’informatica non sia nel nostro DNA. Un’ulteriore nota dolente, infatti, è stata l’inadeguatezza degli strumenti a disposizione. È facile capire il perché: la fascia attiva della popolazione è ancora composta da professionisti che non sono nativi digitali, persone che il PC lo usano solo al lavoro e limitatamente alle loro necessità, e se lo hanno a casa, è spesso obsoleto o viene utilizzato quasi esclusivamente dai figli.
In periodo pandemico, questo si è tradotto in un’operatività lavorativa a singhiozzo, ha significato lavorare con strumenti superati e non performanti, che faticano ad interfacciarsi con soluzioni di ultima generazione (ad es. Zoom). Addirittura, per alcuni si è tradotto in lezioni in DAD frequentate utilizzando un cellulare.
Cosa ne è stato di sicurezza (e privacy)?
L’ultima criticità che avete evidenziato è data dalla poca sicurezza nel processo di archiviazione. È una criticità specifica che, probabilmente, ha riscontrato per lo più il settore dell’informatica o chi è a contatto quotidianamente con dati sensibili, ma che effettivamente può rappresentare un gap importante nel processo di archiviazione sicura dei file aziendali.
La nostra rete domestica, probabilmente, non era (e non è) strutturata per tutelare i dati sensibili aziendali. Su questo fronte, la sensibilità del singolo è stata fondamentale all’inizio di un periodo emergenziale.
Da allora l’esperienza ha insegnato e i grandi player si sono attivati studiando soluzioni in grado di agevolare, anche a distanza, le procedure aziendali e la privacy dei clienti.
Cosa possiamo fare per risolvere queste criticità?
Alla luce delle vostre risposte al sondaggio, è evidente come gli ultimi due anni abbiano evidenziato lacune infrastrutturali importanti, ma abbiano anche dato il la all’introduzione di nuovi strumenti operativi che, entro poco, diventeranno la nostra quotidianità e non faranno più cosi ‘paura’.
Sharp, per esempio, sta studiando soluzioni che portano gli strumenti operativi dell’ufficio al di fuori delle quattro pareti, potenziando le sue stampanti multifunzione per facilitare la condivisione e la fruizione dei file aziendali.
- Ha creato Microsoft Universal Print, piattaforma che permette agli utenti connessi a Microsoft 365 di stampare su MFP tramite il servizio Universal Print gestito da Microsoft.
Non sarà più necessario installare driver della stampante su ogni PC (con il rischio di non poterlo fare se l’hardware è datato, per esempio). Infatti la stampante di Sharp può essere monitorata e configurata centralmente con Azure Active Directory.
Con questa soluzione gli utenti possono stampare da MFP collegate al servizio Universal Print tramite il cloud.
- Un altro passo avanti di Sharp è l’interfacciamento con Microsoft Teams: dalla stampante multifunzione sarà possibile accedere direttamente alle cartelle di Teams, cosi come sarà possibile stampare e scansionare i file direttamente nei canali e nelle cartelle della piattaforma stessa.
Altre novità arriveranno da Sharp nei prossimi mesi, ma vi terremo aggiornati!
Vuoi sapere se la tua stampante multifunzione Sharp è compatibile con questi nuovi servizi? Vuoi passare ad una stampante di nuova generazione?
Lavagna LIM o Monitor Interattivo? Tutte le caratteristiche
[Aggiornata al 17 Giugno 2021]
Si chiamano Lavagne LIM. O meglio, si chiamavano. Oggi (e soprattutto domani!) i protagonisti sono ormai i Monitor Interattivi, la naturale evoluzione touch screen avanzata delle amate lavagne multimediali.
Sì, perché le soluzioni di monitor touch professionali di ultima generazione sono e saranno tra gli strumenti chiave per molteplici ambiti.
(Le lavagne LIM di nuova generazione della serie di display touch interattivi PN-TH1 di Sharp, hanno ricevuto il prestigioso riconoscimento del Best of Show InfoComm 2019).
Una tecnologia apprezzata ed efficace (già adottata dal 50% delle imprese italiane) che tanto sta piacendo ai nuovi spazi di lavoro interattivi e virtuali, E non credere che siano solo per aziende medio-grandi: anche piccoli uffici, studi professionali e, ovviamente, scuole, università ed enti formativi stanno alzando l’asticella della qualità dei servizi da offrire e delle lezioni.
Ma quali sono allora le caratteristiche delle lavagne interattive multimediali e dei monitor interattivi (anche detti Big PAD o display touch)? Scopriamole insieme!
1) Lavagne LIM e Monitor Interattivi: le caratteristiche
Collaborazione tra gruppi di lavoro o studio. Rapida diffusione delle idee e delle informazioni. Spazi condivisi e aperti. Sono questi i pilastri, portati dal digitale, che caratterizzeranno gli spazi di lavoro e le attività degli uffici, ma anche delle scuole. Una trasformazione tecnologica per migliorare sia le performance lavorative che le esperienze di apprendimento.
(Aggiornamento Gennaio 2020: si stima che entro il 2025 sarà tra i 32 e i 60 miliardi di euro la crescita delle richieste di soluzioni video per la comunicazione e la collaborazione nelle aziende (+ 9%)).
Tecnologie come le lavagne LIM, uno dei device più diffusi all’interno proprio delle scuole (solo il 16% non ne possiede almeno una). Uno strumento che nel corso degli ultimi anni, ha visto affiancarsi i Monitor Interattivi touch, che ne rappresentano il più avanzato successore.
Due tipologie di device con differenze importanti, non sempre facili da approfondire, ma che possono spostare l’ago della bilancia sull’orientamento verso una soluzione piuttosto che un’altra.
La domanda da porsi, infatti, è: “Quale strumento mi permette di lavorare meglio, più velocemente, con più efficacia e che può essere usato facilmente anche da non esperti in materia tecnologica?“.
Sono 9 le principali categorie di caratteristiche che distinguono un Monitor Interattivo touch da una Lavagna LIM:
- Funzione
- Risoluzione
- Connessione & Funzionamento
- Prezzo
- Contesto
- Applicazione
- Durata
- Interazione
- Hardware & Software
Scopriamo tutte le caratteristiche delle lavagne LIM e dei monitor interattivi in dettaglio!
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2) Le Differenze Tecniche tra una Lavagna LIM e un Monitor Interattivo
Per capire se per il tuo ufficio o scuola sia meglio una lavagna LIM “vecchio stile” o un monitor touch, avere ben chiare le differenze tecniche e di funzionamento è vitale.
Perché vitale? Perché permette di evitare investimenti fallimentari e dolorosi. Un bel vantaggio, no?
2.1 Connessione & funzionamento
C’è un elemento, in particolare, che fa capire (nel 99,9% dei casi) se si è di fronte a una Lavagna LIM o a un display touch screen professionale: il videoproiettore (prezzo medio per un modello professionale: a partire da 700€).
La popolare lavagna interattiva funziona – al di là della tipologia, dimensione e formato dello strumento su cui vengono proiettati i contenuti interattivi – con l’ausilio categorico di questo device e grazie al collegamento a un computer. I contenuti che vengono proiettati e su cui è possibile interagire, infatti, sono quelli che vengono lanciati e salvati su un PC specifico.
Una caratteristica (potenzialmente) “scomoda”, se si pensa che è necessario fornirsi di un computer dedicato (prezzo: a partire da 200€/250€) per permettere alla lavagna LIM di funzionare correttamente. Oppure utilizzare PC privati: una soluzione, però, che solitamente non convince pienamente da un punto di vista della privacy (notifiche email, messaggi Skype, file e cartelle personali, ecc.).
Cosa propone invece un monitor interattivo di diverso? Il fatto di poter già essere operativo con un collegamento a un semplice dispositivo NUC (Next Unit Computer), un mini PC (prezzo: a partire da 120€) funzionale alla semplice attivazione degli applicativi del display touch.
Non è necessario salvare sul mini PC i contenuti su cui si vuole lavorare: il collegamento via USB o Wireless permette di gestire e far apparire sul display solo i quelli necessari alle attività.
Lavagna Interattiva Multimediale
- Collegamento a PC/Computer principale
- Videoproiettore
- Wireless
- WiFi
Monitor Interattivo
- mini PC (NUC) compatto
- Wireless
- WiFi
2.2 Risoluzione & ciclo di vita
Sebbene entrambe le tecnologie condividano l’indispensabile (ormai) funzione di collegamento Wireless e Wi-Fi, c’è un altro importante fattore tecnico che le distingue: il ciclo di vita e durata dei dispositivi.
E questo nonostante le ultime generazioni di modelli LIM abbiano visto alzare la loro “età media”, arrivando oggi a garantire un funzionamento costante fino a 2 – 3 anni.
Passato questo arco temporale – dovuto alle sue caratteristiche tecniche e di fabbrica – ci si imbatte in frequenti interventi tecnici (sul videoproiettore, piuttosto che sullo schermo o sui device collegati). Frequenti e dispendiosi.
Sì, perché in parte anche per le lavagne LIM vale la regola generale dei dispositivi tecnologici: più una soluzione è eccessivamente economica e più si pagherà pegno sul suo utilizzo continuativo nel tempo (a chi non è mai capitato di acquistare un PC o smartphone di bassa categoria, rimanendo poi dopo poco a piedi per un suo guasto improvviso?)
Sono ovviamente valutazioni da fare tenendo in considerazione anche questo aspetto: “economico” (troppo) non significa fare un “affare“.
E questo perché, dall’altro lato, gli odierni display interattivi touch sono capaci di offrire massime performance, durature nel tempo e con minimi interventi tecnici necessari (tra cui, ad esempio, interventi di aggiornamento o sostituzione del Mini PC operativo). Un ciclo di vita che arriva, in media, fino a 8 – 9 anni.
Un’evoluzione che ha travolto anche le caratteristiche di risoluzione degli schermi touch. Una lavagna LIM, infatti, offre una modelli di schermi “solo” in HD e Ultra HD (risoluzioni eccellenti per praticamente qualsiasi utilizzo e attività). Risoluzione che nei monitor interattivi può arrivare, in più, da 4K fino a 8K e con schermo antiriflesso. Quest’ultima una peculiarità non di secondaria importanza, se si pensa che per una visualizzazione ottimale i dispositivi LIM necessitano di ambienti oscurati o comunque senza luce diretta sullo schermo.
Eventualità che non disturba invece le attività di un monitor touch interattivo. Caratteristiche che fanno la differenza sul grado di affaticamento visivo e cognitivo, ma soprattutto sull’efficacia e stimoli durante l’uso dei dispositivi.
Lavagna Interattiva Multimediale
- HD
- Ultra HD
Monitor interattivo
- Ultra HD
- 4K o 8K
- Antiriflesso
SEI PIÙ CONFUSO DI PRIMA?
🖥Allora guarda – in concreto – di cosa stiamo parlando: ecco modelli, funzionalità specifiche delle soluzioni touch multimediali per l’ufficio e la scuola
2.3 Differenza di prezzi
Certo, la qualità della tecnologia touch, delle app per la didattica o l’ufficio sono fondamentali, ma anche il portafogli vuole la sua parte!
Ebbene sì: rispetto a un modello di lavagna LIM dotato di videoproiettore, il costo di un Monitor Interattivo di nuova generazione è più alto.
Ma prima di arrivare a conclusioni affrettate, facciamo un esempio concreto: una soluzione di lavagna interattiva con videoproiettore che proponemmo all’IIS Pacinotti di Cagliari.
Ecco in dettaglio il suo prezzo:
- dimensioni schermo lavagna LIM da 77’’ pollici: prezzo medio 700€;
- videoproiettore professionale interattivo Epson (media qualità): prezzo medio 1.100€ – 1.300€;
- Notebook dedicato: prezzo medio 400€;
- lampada nuova di ricambio per videoproiettore e relativa periodica manutenzione: prezzo medio tra i 100€ e i 300€ ogni 1 o 2 anni.
Apparentemente, una lavagna LIM tradizionale costa meno di un modello di Monitor touch moderno.
Ma oltre ad invitarti a dare una sbirciata alla tabella comparativa completa dei prezzi di lavagne interattive multimediali di ultima generazione più vendute, attenzione!
C’è un elemento fondamentale che sposta l’equilibrio della “partita” nel costo tra una LIM tradizionale e una senza videoproiettore: la manutenzione.
Infatti, una lavagna interattiva di nuova generazione non ha costi legati alla manutenzione tecnica del videoproiettore: una caratteristica che la rende, sulla base del suo ciclo di vita medio (6 – 9 anni), più conveniente di un modello tradizionale.
2.4 Interazione & esperienza touch
Venendo alle specifiche caratteristiche tecniche di uso dei due strumenti, sembra chiaro che la parola d’ordine sia “interazione“. Ma con quanta qualità? Come si può immaginare, anche questa è una categoria che evidenzia il solco di possibilità che i due device possono garantire.
A partire da quella più peculiare offerta dal solo monitor interattivo: il poter svolgere attività in contemporanea e in real time, collegando fino a 4 dispositivi diversi (PC, Tablet).
Con quali vantaggi? Immaginiamo che, durante una videoconferenza (o una lezione online), il Responsabile Commerciale o il direttore creativo stiano presentando le prossime strategie di promozione o lancio del nuovo prodotto, e che a un certo punto interpellino i colleghi: gli inermi presenti come possono descrivere e far capire in modo efficace il loro punto di vista?
Lo potranno fare semplicemente connettendo il proprio smartphone, tablet o PC al monitor interattivo, e interagire coi contenuti mostrati direttamente sul display.
Lavagna Interattiva Multimediale
- Fino a 10 tocchi sullo schermo in contemporanea
- 1 dispositivo operativo collegato (PC)
Monitor Interattivo
- Schermo touch capacitivo (Accuratezza tocco dell’87,5%)
- Fino a 30 tocchi sullo schermo in contemporanea
- Fino a 4 dispositivi operativi in contemporanea (Tablet, PC)
- Fino a 50 dispositivi mobili collegati a un solo monitor
- Collegamento di 2 o più monitor in 1
2.5 Hardware & software
È proprio necessario poi menzionare la comodità di poter collegare sia dispositivi iOS che Android?
Di certo un “plus” più che gradito e che farà felici i professionisti che lavorano esclusivamente in ambiente Apple. Un bel sollievo per tutte le tipologie di attività di lavoro quotidiane e in qualsiasi settore.
Lavagna Interattiva Multimediale
- Webcam
- Touch-pen e cancellino
- Microfono ambientale professionale
Monitor Interattivo
- Webcam
- Touch-pen e cancellino
- Microfono ambientale professionale
- Compatibilità sistemi Windows, Android e iOS
3) Uso e funzionamento
La domanda che avrai in testa, ora, è: “Ma per la MIA specifica azienda o scuola, è sufficiente una lavagna interattiva o è più indicato un monitor touch?“.
Come anticipato, la risposta è: “dipende”.
Sì, “dipende” perché la prima soluzione può svolgere – in modo professionale e con buoni standard di velocità e resa grafica – un numero limitato di attività.
La seconda può coprire molteplici campi ed adattarsi a nuove esigenze di lavoro che magari prima la TUA scuola, ufficio o azienda non aveva.
Una cosa, però, possiamo garantire e scolpire come “legge”: che una lavagna LIM tradizionale non è (più) indicata per contesti business e aziendali. Mentre le lavagne touch di ultima generazione possono essere un valido alleato per attività molto specifiche.
Anche per le scuole, oggi più che mai, un dispositivo touch più avanzato permette di far avanzare anche la qualità della didattica stessa.
Se capire in dettaglio come funziona e come usare con efficacia una lavagna LIM di nuova generazione, questa guida fa per te.
Ma vediamo un po’ nel dettaglio le principali differenze di funzionamento.
3.1 Funzioni e attività
Videoconferenze e business meeting digitali, formazione aziendale, i lavori in team, lezioni scolastiche: tutte attività che è possibile svolgere sia attraverso tecnologia LIM, sia tramite monitor touch professionali.
Qual è quindi la differenza sostanziale tra i due device? In due parole: interattività e multioperatività.
Il “segno particolare” del monitor interattivo, infatti, risiede nelle app integrate a suo interno (tra questi SD Connect, Touch Viewer & Overlay, Pen Software di Sharp), strumenti che garantiscono una diretta interazione in tempo reale e in contemporanea con i maggiori software e applicativi cloud professionali.
Il principale vantaggio? Per esempio, poter lanciare video da file o dal web mentre si prendono appunti su un foglio libero o da un file Excel, mentre è attiva una sessione di videoconferenza. Un valore distintivo, questo, che non è alla portata delle tradizionali lavagne multimediali.
Lavagna Interattiva Multimediale
- Videoconferenze
- Formazione e lezioni scolastiche
Monitor Interattivo
- Videoconferenze e Videocollaborazione
- Formazione aziendale
- Formazione e lezioni scolastiche
- Meeting professionali multioperativi (Videoconferenza + Presentazioni interattive)
3.2 Contesti di utilizzo
Un’altra significativa differenza che dovresti tenere a mente nella tua valutazione è questa: una lavagna interattiva o un display touch possono essere utilizzati all’interno di qualsiasi spazio in ufficio, azienda o scuola?
Decisamente no.
La freccia più appuntita a disposizione dei monitor touch interattivi (a differenza delle lavagne LIM) è sicuramente una: la versatilità.
A nostro parere questa è una caratteristiche che meglio di altre scava il divario tra la prima tecnologia e la seconda: la possibilità di usare un solo dispositivo per fare il lavoro di 4.
I vantaggi? Un significativo vantaggio economico-finanziario, in primis.
Sì, perché acquistare o noleggiare un solo monitor da utilizzare all’interno di una sala riunioni per presentazioni aziendali, per poi spostarlo all’interno di una saletta privata per videoconferenze, e sfruttarlo infine durante una fiera o evento di settore.
Lavagna Interattiva Multimediale
- Sala riunione
- Aula scolastica
Monitor Interattivo
- Sala riunione
- Aula scolastica
- Showroom
- Stand fieristico
- Reception hall
3.2 Applicazione
Una panoramica che si conclude con una caratteristica sottovalutata, ma tutt’altro che marginale: le possibilità di applicazione dell’hardware. Ovvero: come si possono attrezzare lavagne LIM o monitor interattivi all’interno degli spazi di lavoro.
Mentre la lavagna LIM si offre solo per essere applicata a parete o a carrello mobile (dato che il suo funzionamento è vincolato ad un videoproiettore), il monitor touch rende possibile un’ installazione a tavolo in orizzontale, molto apprezzata da studi professionali e agenzie creative, in particolare (ma non solo!).
Lavagna Interattiva Multimediale
- A parete
- A carrello mobile
Monitor Interattivo
- A parete
- A carrello mobile
- Tavolo (installazione orizzontale face-up)
4) La novità: Windows Collaboration Display
Un trend di crescita ed evoluzione, quello di queste tecnologie, che continua a correre veloce. Ne è l’esempio più recente il lancio – avvenuto il 9 Settembre scorso a Milano – di Windows Collaboration Display: una soluzione firmata Sharp in collaborazione con Microsoft, che non si presenta come un sostituto dei dispositivi presenti in azienda, ma come un loro naturale potenziamento.
Protagonisti di questa nuova tecnologia integrata sono uno schermo touch interattivo da 70 pollici, integrato con la suite Office 365 con tutte le funzioni di Microsoft Teams, e completato con tecnologia IoT (Internet delle cose).
Perché rappresenta un balzo in avanti ulteriore per la famiglia dei monitor interattivi? Perché ridisegna l’efficacia, la produttività e il piacere del lavoro in ufficio e nelle sale riunione, rendendole uno spazio interconnesso e dalle molteplici potenzialità. Ecco alcune sue caratteristiche più sorprendenti:
- Temperatura e umidità: rilevate e regolate in automatico per un comfort costante nella sala;
- Persone nella sala: ne viene identificato il numero e regolato di conseguenza il microfono;
- Luce: regolata l’intensità in automatico per evitare sforzi visivi;
- Qualità dell’aria: misurate e aggiustati i livelli di CO2 e VOC (composti organici volatili)
- Videocamera risoluzione 4K
- Microfono ad ampio raggio e una serie di altoparlanti
- Tecnologia Sharp Pen-on-Paper
- Touch capacitivo a 30 tocchi
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Tutto sulla Lavagna LIM: come funziona e usarla con efficacia
Di guide su come usare al meglio le funzioni di una lavagna LIM nell’era digitale ce ne sono tante.
Purtroppo, la maggior parte ti fornisce informazioni poco utili, poiché si riferiscono a una tipologia di LIM destinata ad essere abbandonata nei prossimi 2-4 anni.
Facendoti correre così il rischio di prendere decisioni errate: sia dal punto di vista delle funzionalità, sia dal punto di vista del portafogli!
Partiamo sfatando proprio questo mito: oggi una lavagna interattiva multimediale (anche detta semplicemente LIM) è una tecnologia basata su un display touch di medio-grande formato (che può andare dai 40’’ fino a 85’’ pollici) che funziona
SENZA videoproiettore, e sulla quale è possibile scrivere, disegnare, fare modifiche e interagire con qualsiasi tipologia di contenuti:
- dalle pagine web ai file doc, excel, pdf e powerpoint;
- dai video alle fotografie e immagini;
- dalle app didattiche installate sul proprio pc,
- fino a programmi professionali di lavoro (Google Scholar, app di Videoconferenza, software AutoCAD, ecc.)
Questa è la tipologia di lavagna LIM su cui si concentra questa guida: uno strumento più semplice da usare, più conveniente e più adeguato alle nuove esigenze per la didattica e il lavoro smart nelle aziende.
Terminata questa noiosa (ma importante) precisazione, possiamo tuffarci nella risposta definitiva alla VERA domanda che ti ha portato qui: “Come funziona una Lavagna LIM e come posso usarla in modo efficace nel mio lavoro?”.
1) Come è fatta e gli strumenti di una lavagna LIM
Il funzionamento delle moderne LIM è – ti farà piacere saperlo – davvero alla portata di tutti. Una qualità che rende più facile – ti farà ancora più piacere – imparare a padroneggiare le sue funzioni anche senza spendere soldi in corsi dedicati.
Infatti, come anticipato, una lavagna interattiva di nuova generazione non ha più necessità di installare (e di imparare a usare) un videoproiettore! Un bel risparmio di tempo, di pazienza e di soldi per la sostituzione delle lampade ogni 1 o 2 anni. Una durata che non ha pari se confrontato con una moderna LIM, che può arrivare anche a 6 – 9 anni di utilizzo senza bisogno di interventi tecnici!
Questo rende il funzionamento di una lavagna LIM moderna molto semplice che ha solo bisogno di:
- un notebook (o un MiniPC NUC) collegato direttamente a
- uno monitor LCD multimediale interattivo;
- tutti i contenuti caricati sul notebook vengono mostrati sulla lavagna e sui quali sarà possibile interagire direttamente con un pennarello touch o con un dito.
Ma siamo qui per scoprire TUTTO sulle lavagne interattive: bisogna scendere nello specifico ora!
I due elementi chiave per il funzionamento di una LIM, infatti, sono i device del punto 1: un Notebook o un MiniPC NUC.
Qual è la differenza?
Un Notebook è un computer “operativo”, dotato di sistema operativo, porte USB e HDMI di entrata, tastiera e display. Un MiniPC NUC (acronimo di Next Unit of Computing) è un computer senza tastiera e display.
Scegliere uno o l’altro comporta delle differenze. Ecco nello specifico come può essere installata una lavagna LIM e cos’altro è necessario per la sua configurazione:
- un device di collegamento alla lavagna touch attraverso:
- un Notebook o semplice PC. In questo caso, tutto ciò che mostrerai sul notebook verrà replicato sulla lavagna interattiva. E non importa quale sia il sistema operativo del tuo PC: che sia Apple/iOS o Windows/Android non ci saranno problemi di compatibilità con una lavagna interattiva di nuova generazione;
- un MiniPC NUC. Con questo strumento potrai usare direttamente la lavagna LIM proprio come fosse un grande PC (anche detto Big PAD). Non dovrai più tenere attaccato un computer portatile personale o aziendale: potrai tenere costantemente collegato un MiniPC compatto, nascosto elegantemente dietro il monitor interattivo della LIM;
- un cavo HDMI. Necessario per collegare la lavagna LIM al notebook o al MiniPC;
- una staffa a muro o un carrello mobile sul quale fissare la lavagna in totale sicurezza;
- un touch-pen e cancellino. Ovviamente, l’avanzata tecnologia ti consente di usare anche solo le dita per scrivere e interagire, il palmo della mano per cancellare, o anche direttamente mouse e tastiera wireless;
- delle APP professionali per l’interazione, la condivisione e la connessione della lavagna-display touch con tutti i dispositivi mobili (tablet, altri PC o smartphone).
Sono APP già incluse (da installare o installabili a piacimento) in tutti i modelli di lavagne LIM e monitor interattivi di marca Sharp, ma non previste o non installate in modelli di marca Samsung.
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2) Come funziona una LIM
Bene, abbiamo visto come e cosa serve per utilizzare in modo completo una LIM. E ora che cosa possiamo farci con questo favoloso strumento?
Prima di tutto, possiamo “interagire” con tutti i contenuti che vogliamo. Ma esistono tanti tipi di azioni che potrai realizzare su una lavagna LIM. Eccole tutte:
- scrivere su un “foglio bianco” (anche detto whiteboard), proprio come una lavagna classica. Potrai abbozzare una veloce tabella; cambiare foglio (salvando il primo) e su un altro fare prendere appunti durante un’interrogazione o una riunione. Una lavagna interattiva può avere fino a 99 fogli su cui interagire liberamente e salvare i contenuti;
- modificare, manipolare (ingrandire, ruotare, tagliare, colorare, ecc.), prendere appunti e annotazioni su file di qualsiasi tipo e formato: doc, excel, PDF, immagini e persino video;
- fare tutto quello descritto nel punto precedente, ma su più file in contemporanea. Mentre visualizzi un video, puoi prendere appunti in tempo reale; mentre modifichi un compito in classe in file PDF, puoi fare aggiornamenti sui voti su un file excel.Una funzionalità importante, soprattutto se utilizzata per fare lezioni online o videoconferenze di lavoro a regola d’arte: potrai infatti, mentre fai lezione o riunione con un cliente, mostrare contenuti specifici e interagire in tempo reale con essi;
- utilizzare APP per la didattica, installabili gratuitamente direttamente sulla lavagna LIM. Tra queste ad esempio: timer, lettori multimediali, Pdf Reader, registrazione dello schermo, Spinner, Quiz e Sondaggi, strumenti di matematica e geometria, ecc.
- modificare, sovrascrivere e fare annotazioni su pagine Web. Per esempio, mentre navighi un sito che riporta un capitolo specifico di un’opera che manca dal libro di testo, puoi fare sottolineature o prendere appunti direttamente sul testo.
Sulla scacchiera degli elementi per far funzionare una lavagna interattiva manca un pezzo: la connessione Internet!
Niente paura. Una connettività Web è un elemento importante, ma non indispensabile per il funzionamento di una LIM moderna. Infatti, tutte le funzioni di interazione e di lavoro sulla lavagna sono possibili anche senza essere connessi.
Tuttavia, la possibilità di connettere a Internet la lavagna LIM può offrire possibilità di interazioni più avanzate. Un valore aggiunto non da poco. Perché?
Perché potrai sfruttare una serie di funzionalità aggiuntive che possono letteralmente far decollare il tuo lavoro a scuola o in ufficio. Per esempio per:
- far funzionare la LIM come un grande PC, navigando e interagendo direttamente su pagine web;
- collegare la lavagna touch ai dispositivi mobili (tablet, smartphone o PC) in classe o in ufficio, per condividere in tempo reale documenti, fogli virtuali di appunti, o lavorare in contemporanea su uno stesso file;
- interagire, modificare e lavorare in tempo reale su documenti via Cloud (come Google Drive, OneDrive, ecc.).
🔦 Ti potrebbe interessare da leggere: “Monitor Interattivo o Lavagna LIM: Tutte le caratteristiche“
3) Come utilizzare una lavagna LIM
Nelle lavagne LIM di marca Sharp – e nelle loro versioni più avanzate di monitor interattivi – troverai già disponibili app e funzionalità vitali per il loro utilizzo professionale. Davvero una comoda caratteristica!
Cosa si intende? Strumenti di lavoro e caratteristiche tecniche utili sia per potenziare la didattica nelle scuole (anche a distanza), sia per rendere più efficace e flessibile il lavoro nelle aziende:
- Display Connet: l’app dedicata che permette di collegare wireless fino a 50 dispositivi mobili (tablet, smartphone e PC) ad una unica LIM. Cosa potranno fare? Vedere in tempo reale tutto ciò che viene visualizzato, scritto o modificato sulla LIM. A scelta, è possibile concedere ad uno dei device collegati il “controllo” della lavagna per interagire direttamente;
- Audio e Video integrati: così come esistono dimensioni di LIM per tutti i gusti (da formati grandi da scrivania, fino a quelli large per pareti), così la risoluzione video di queste tecnologie propone il meglio. Dal Full HD fino all’Ultra HD (4K).
Nel 99% dei modelli odierni, le lavagne LIM hanno sistemi di audio incorporati, eliminando quindi la spesa di acquisto di casse di casse o speaker esterni;
- Pen Software Overlay: l’app firmata Sharp unica nel suo genere e che pochissime altre LIM sul mercato vantano (almeno già inclusa con la lavagna). Perché? Perché ti consente di interagire con QUALSIASI tipo di contenuto in modalità sovrascrittura. In altre parole: se stai guardando un video, una pagina web, un percorso su Google Maps, attivando il software potrai scrivere, colorare, salvare o addirittura stampare direttamente quel contenuto specifico che stai visualizzando. Comodità senza confronti;
- Connettività con stampanti professionali: sapevi che una moderna lavagna LIM può allacciare facilmente un filo diretto con una stampante professionale? Un vantaggio di sicura efficacia, velocità e sicurezza in ufficio o a scuola. Un sistema già incorporato nella maggior parte delle LIM, che consente loro di “dialogare” direttamente con fotocopiatrici multifunzione.Per farci cosa? Scansionare un documento da vedere in riunione coi colleghi, stampare direttamente gli appunti o schemi realizzati sulla lavagna; scannerizzare il render di un prodotto da mostrare e modificare in tempo reale davanti ad un importante cliente.Se una persona più “digitale” e meno “materiale”? Apprezzeresti sicuramente la possibilità di collegare un account di posta elettronica qualsiasi (Gmail, Outlook, ecc.) e inviare immediatamente un file modificato o creato sulla lavagna LIM.
- Multitocco: la maggior parte delle lavagne interattive permette di realizzare fino a 10 tocchi singoli sullo schermo. Quindi, fino a 10 persone singole possono interagire con i suoi contenuti. In alcuni modelli di monitor interattivi avanzati, i tocchi in contemporanea possono arrivare fino a 30;
- Multischermo: l’asso nella manica di casa Sharp e unico nel suo genere per offrire multioperatività fluida e in tempo reale. Fino a 4 dispositivi (mobili e non) possono lavorare insieme e in contemporanea sulla stessa lavagna.
4) Quanto costa una lavagna LIM
“Lavagna LIM di nuova generazione? Chissà che prezzi!”. Se è quello a cui stavi pensando, niente paura.
È vero: rispetto a un modello tradizionali dotate di videoproiettore, il costo di una lavagna LIM di nuova generazione è più alto.
Vediamo in dettaglio però, perché ci sarà una sorpresa!
🔦 Ti potrebbe interessare approfondire: “Lavagna Interattiva Multimediale: Prezzi e Modelli migliori“
Costo di una lavagna interattiva multimediale tradizionale:
- schermo lavagna da 77’’ pollici: prezzo medio 700€;
- videoproiettore professionale interattivo Epson: prezzo medio 1.100€ – 1.300€;
- Notebook o PC: prezzo medio 400€;
- lampada nuova per videoproiettore e manutenzione: prezzo medio tra i 100€ e i 300€ ogni 1 o 2 anni.
Costo di una lavagna LIM moderna:
- monitor touch da 65’’ pollici: prezzo medio 1.900€;
- MiniPC NUC: prezzo medio 600€;
- nessun intervento tecnico frequente necessario.
A parità di elementi e funzionalità, una lavagna LIM tradizionale costa meno di un modello più moderno. Ma c’è una differenza fondamentale che sposta l’equilibrio della “partita”.
Come vedi, una lavagna interattiva di nuova generazione non ha costi legati alla manutenzione tecnica del videoproiettore: una caratteristica che la rende, sulla base del suo ciclo di vita medio (6 – 9 anni), più conveniente di un modello tradizionale.
Infatti, se consideriamo il prezzo una lampada nuova per un videoproiettore (300€, comprensivo di intervento di un tecnico e di IVA) e il periodo ciclico di sostituzione necessaria (ogni 2 anni), avremo fino a 900€ spesi in più in 6 anni. Ecco allora che il valore (e anche il prezzo finale nel corso del ciclo di vita) di una lavagna LIM moderna è di gran lunga più vantaggioso di un modello con videoproiettore.
Altri vantaggi per insegnanti e aziende? Certo!
In quanto strumento tecnologico per la didattica e per le attività professionali, l’acquisto di una lavagna LIM o di un monitor interattivo più avanzato può godere di specifiche agevolazioni:
- per le scuole: utilizzo del bonus insegnanti. Una risorsa utile che può anche essere utilizzato per l’acquisto di strumentazioni elettroniche digitali per la didattica multimediale della scuola;
- per le aziende e professionisti: utilizzo del piano Industria 4.0. Un Credito d’Imposta tra il 20% e il 40%, valido dall’1 Gennaio 2020;
- per tutti: soluzione di Noleggio, invece che di acquisto. In pratica: una soluzione a rate, al termine della quale la proprietà del monitor o lavagna touch rimane a te!
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Lezioni online e videoconferenze da remoto: 7 errori da evitare
Imperdonabili. Pesanti. Dolorosi. In questi giorni ti starai attrezzando (o sei già attrezzato) per realizzare le tue video lezioni online per i tuoi studenti, o per fare riunioni e lavori di gruppo in videoconferenza con i colleghi. Ma non è sufficiente avere tutto il necessario. Infatti, non basta sapere come fare una perfetta videoconferenza per offrire ai tuoi partecipanti un momento di lavoro realmente utile ed efficace. In uno scenario dove il lavoro da remoto e i video saranno gli elementi professionali trainanti del futuro (e già del presente), meglio sapere quali sono gli errori più gravi da evitare quando organizzi una lezione online, o un colloquio di lavoro da remoto, o una riunione in videoconferenza con i tuoi clienti da remoto. Insomma: ti basta non cadere in queste 7 trappole che possono dipingere come poco affidabile la tua figura professionale, e rendere deludente un importante momento formativo o di lavoro. Sei concentrato? Allora iniziamo!
1) Ritardare
No, non è così: essere “elegantemente in ritardo” non è perdonabile. Nemmeno vale la regola del “quarto d’ora accademico”.
Anche se sembra banale, attrezzarti con tool per calendarizzare con precisione l’appuntamento (che sia una video-lezione, un colloquio di lavoro o una videoconferenza con clienti) è decisivo.
E non solo per dare la giusta immagine di professionalità e serietà: collegarsi in anticipo rispetto all’orario prefissato ti consente di avere il tempo necessario per preparare un “benvenuto” unico, informale e al contempo professionale ai tuoi partecipanti.
Come? Attraverso una intro musicale, o un video ad hoc, o ancora con un quiz divertente, ecc. Insomma: spazio alla creatività. E i partecipanti, sicuramente, apprezzeranno.
2) Non fare test e prove
L’improvvisazione è un’arma a doppio taglio: o la si sa fare bene, oppure è da evitare (come il Covid19, per intenderci).
Per questo è di vitale importanza, prima del giorno ufficiale della tua lezione scolastica virtuale o della tua videoconferenza con un importante cliente – provare e riprovare più volte:
- L’utilizzo fluido e rapido delle funzionalità del sistema di video–lavoro che utilizzi: attivare/disattivare il microfono ai partecipanti, monitorare la chat e le domande che vengono fatte, ecc.;
- I device e sistemi che utilizzi: dal microfono alla webcam (meglio se professionali);
- La corretta visualizzazione delle slide che mostrerai, della lavagna interattiva che userai per fare annotazioni, la corretta ricezione dei documenti che condividerai.
3) Scegliere il luogo sbagliato
Lavorando in smart working o da remoto, forse, te ne sarai accorto: una stanza non vale l’altra.
Infatti sono numerosi i fattori che impattano sull’efficacia di una videoconferenza o lezione virtuale: dal rumore, alla luce, al rimbombo dell’audio, alle distrazioni, alla comodità di avere spazio e tutto a portata di mano, fino allo sfondo (background) visibile alle tue spalle durante la ripresa.
Trovare uno spazio “controllato” e adeguato ti consente di evitare brute sorprese e imprevisti che possono minare la riuscita della riunione o dei lavori.
A meno che non sia voluto per rendere la lezione online o la videochiamata di lavoro indimenticabile!
4) Usare microfoni o webcam non adeguati
Anche se la soluzione più comoda (ed economica) è quella di utilizzare gli speaker e webcam integrati nel tuo PC o device, l’effetto finale potrebbe dare esiti molto fastidiosi.
Effetto eco, riverbero, risoluzione scarsa, audio disturbato: tutti fattori che possono far crollare la buona riuscita della lezione o di una video-intervista (compresa la buona volontà dei tuoi interlocutori).
Non è necessario muoversi verso device professionali e costosi: alcune accortezze possono risultare più che adeguate allo scopo. Ad esempio usando cuffie con microfono, o auricolari, webcam compatte con un’adeguata risoluzione possono essere sufficienti a salvare la situazione.
5) Non utilizzare software adeguati
Sai di cosa hai bisogno per condurre la tua video-collaborazione o lezione a distanza? Devi condividere file o il tuo schermo? Devi fare vedere video live o prendere appunti su una lavagna virtuale?
Avere un’idea chiara su quello che ti serve per condurre in totale controllo la tua attività da remoto è un passo fondamentale.
Solo con queste informazioni in mano si passa alla scelta di un software di videoconferenza o per lezioni online professionale. E anche se è solo uno degli importanti step per organizzare un efficace momento di lavoro o formativo, è forse il passo più delicato per evitare di dover fare un “taglia e cuci” di diverse soluzioni.
Ad esempio: capita spesso di dover cercare un programma aggiuntivo da installare per poter registrare il proprio webinar o l’intera videoconferenza. Una scomodità che si può evitare scegliendo un software professionale con già a bordo questa funzionalità.
6) Non essere preparato
Simile all’errore n.2, ma legato questa volta al tuo ruolo e attività.
Dimostrare di essere preparato, di far capire con semplicità e immediatezza i topic che tratti sono di primaria importanza per il successo della tua video-lezione o videoconferenza.
Per essere pronto al meglio ed evitare brutte figure (o di far perdere tempo ai partecipanti), le contromisure sono semplici:
- Preparati e prova i movimenti e lo stile che vuoi dare alla lezione o alla riunione. Consiglio evergreen? Meglio se interattiva e dinamica, per mantenere alta l’attenzione sempre alta e coinvolgere il pubblico;
- Crea una scaletta dei temi, argomenti ed eventualmente una timeline di svolgimento, con le tempistiche ideali da dedicare a ciascun argomento;
- Allerta e prepara i colleghi che verranno coinvolti nella lezione o nei lavori, così da essere tutti allineati ed evitare vuoti, imprecisioni o disallineamenti;
- Programma con adeguato anticipo e calendarizza in modo efficace (invitando tutte le figure chiave che dovranno essere coinvolte) l’appuntamento. Non solo per avere tutto sotto controllo e organizzarti bene anche rispetto alle altre attività che svolgi, ma soprattutto per avere il materiale necessario pronto e a disposizione per la lezione/riunione.
7) Sistema di videoconferenza non integrato
Un’app per fare video-lavori o lezioni da remoto non è uno strumento e basta. Non può essere un “gioco” da usare per il tuo lavoro.
E usarlo a spot, quando serve, come elemento a sé stante è uno spreco e un rischio che logora l’efficacia del tuo lavoro giorno dopo giorno.
Per questo integrarlo all’interno di un “ecosistema” di interconnesso di strumenti ti permetterebbe di rendere davvero smart il lavoro. Infatti, la maggior parte dei sistemi di videoconferenza è perfettamente integrabile con numerosi utili tool per lo smart working.
I benefici sono molteplici:
- Rendere più organizzato il flusso delle tue attività;
- Maggiore controllo di tutte le attività e scadenze che hai in programma;
- Calendarizzazione precisa e accurata delle attività e delle priorità;
- Maggiore coordinamento e allineamento con colleghi e studenti su materiale, obiettivi, avvisi.
Con la forza di questi strumenti e accortezze, sarai già sulla strada giusta per far correre e crescere il tuo valore come insegnante o professionista.
Oltre a questo, ricordati di portare con te anche altri elementi fondamentali, per il futuro che ci attende: nuove competenze tecniche, motivazione ed energia per investirci tempo e risorse.
Come fare una Videoconferenza: 7 step per renderla un successo
Organizzare e realizzare (bene!) una videoconferenza non è banale né facile. E prenderla in modo superficiale ti potrebbe costare caro.
Non solo i soldi o il tempo che hai investito per rendere più smart il lavoro in azienda o le lezioni a scuola. Potresti perdere anche la tua credibilità aziendale, affondare la percezione di serietà del tuo istituto o della tua preparazione come professionista.
La conseguenza di tutto questo? Clienti che ti abbandonano. Studenti che si ritirano per andare in una scuola più attenta alla qualità della loro formazione. Dipendenti o colleghi meno produttivi ed efficaci.
Realizzare un sistema di videoconferenza a regola d’arte può invece offrire un assist perfetto: più efficacia, più coinvolgimento e minori perdite di tempo nel lavoro in azienda o nella didattica.
Se sono questi i “gol” che vorresti centrare, allora sei fortunato: ti viene in aiuto questa nostra “ricetta” completa su come fare un’ottima videoconferenza i 7 step.
(Aggiornamento Aprile 2020: sapere realizzare una videoconferenza professionale significa anche stare attenti alla sicurezza e scegliere un’APP che offra specifiche garanzie di protezione). Si stima che circa 500mila account della nota piattaforma ZOOM siano stati carpiti e venduti – con i relativi dati personali – sul dark web.).
Ecco allora una guida pronta a darti tutti gli elementi per posizionare il tuo progetto sui giusti binari. Pronto a mettere le “mani in pasta”? Iniziamo!
1) Quali strumenti ti servono per iniziare?
Come ogni “ricetta” che si rispetti, si parte dagli ingredienti fondamentali. Ecco cosa non può mancare sulla tua scrivania per preparare una videoconferenza:
- un qualsiasi PC, Computer fisso o tablet. Insomma: qualsiasi dispositivo già in tuo possesso! Dovrà essere un device comodo da usare, con schermo sufficientemente grande e dotato di videocamera;
- una comune connessione Internet. Non importa la velocità di navigazione o di download: alcuni software (professionali) per videoconferenze ti restituiscono qualità audio-video alta e costante anche con velocità di connessione a 2 MB;
- un software per videoconferenze. Sul mercato ce ne sono davvero tanti. Ma un consiglio è valido sempre ed è oro: più l’APP è professionale e più potrai stare tranquillo sulla sua qualità e sistemi di sicurezza.
Niente panico: al punto 3. ti daremo qualche dritta su quale orientarti.
All’elenco si potrebbero aggiungere anche i monitor interattivi e le lavagne LIM, due dispositivi multimediali touch screen che non dovrebbero mancare (e non mancheranno) nelle aule scolastiche o nelle sale riunione di nessuna scuola o ufficio. Ma al momento, con i tre strumenti menzionati sopra, è tutto più che sufficiente!
2) Quali caratteristiche deve avere per essere efficace?
Abbiamo detto che questa potrebbe essere la tua formula vincente per realizzare videoconferenze davvero distintive e di qualità. Ma una ricetta vera e propria per il successo, purtroppo, non esiste. Ma questi elementi sono di certo un perfetto inizio per mettere tutto sulla buona strada. I tuoi punti cardinali per non rischiare di cadere nel superficiale e in un danno per te e per i tuoi partecipanti.
Ecco le caratteristiche che non possono mancare nell’organizzazione di una videoconferenza:
- deve essere Comoda.
In altre parole: tutti i device mobili (iOS, Android, Windows) devono potersi collegare facilmente e senza complicazioni; - deve avere la funzionalità Multischermo.
Ovvero: devi utilizzare un software di videoconferenza che renda possibile a tutti i device collegati di avviare un dispositivo video. E questo senza, ovviamente, andare a discapito della velocità o fluidità della comunicazione e connettività; - deve avere Facilità di accesso.
Minore è il numero di passaggi che i tuoi “invitati” sono costretti a fare per partecipare, maggiore sarà l’efficacia della videoconferenza (e del buon umore di colleghi e clienti collegati!). Ad esempio, esistono software professionali che ti permettono di invitare i tuoi partecipanti con un semplice link e senza richiedere registrazioni o download di applicazioni; - deve avere un Impatto di esperienza utente gradevole ed essenziale.
A nessuno piace aprire un’interfaccia confusa, piena di finestre e funzionalità incomprensibili. Né per chi deve usare il software in qualità di amministratore, né per chi deve seguire e partecipare alla videoconferenza.Per questo assicurarsi che il software per le video-collaborazioni che si sceglie di usare deve avere queste caratteristiche e per poter essere fruito comodamente anche su schermi piccoli di smartphone o notebook.
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3) Meglio un software per videoconferenze professionale o gratuito?
Lo capiamo bene. È facilissimo associare il termine “professionali” all’aggettivo “costoso”. Ma quando si tratta di software per fare videoconferenze non c’è da scherzare.
Infatti, indirizzarsi verso una soluzione gratuita rispetto ad una con abbonamento ti proietta verso gravi rischi:
- perdita di credibilità (e di clienti) della tua azienda agli occhi dei tuoi clienti e stakeholder;
- perdite di tempo che impediscono ai team di lavoro di dedicarsi anche ad altre attività;
- videoconferenze dispersive che impediscono di centrare gli obiettivi operativi;
- frustrazione nell’utilizzo del software e quindi inefficacia dei lavori, lezioni, conferenze video da remoto;
- screditamento della propria immagine professionale, che verrà percepita poco seria e di scarsa qualità.
In altre parole: tutti i software di videoconferenza gratuiti più popolari (come Skype, ad esempio) sono più adeguati per un utilizzo domestico, privato o per micro team di lavoro interno.
Ecco allora dei buoni motivi per scegliere un software di videoconferenza professionale:
a) AFFIDABILITÀ:
nel 90% dei casi, i software di videoconferenza gratuiti spesso non garantiscono un funzionamento fluido e stabile anche con connettività standard.
La conseguenza? Tutta la connettività aziendale o scolastica viene rallentata o bloccata. Per non parlare dell’impatto sulla qualità della videoconferenza o video-collaborazione: non avranno mai una fruizione piacevole.
“Allora cos’hanno da offrire programmi professionali”? Molto semplice: il Cloud.
Una caratteristica che li rende perfetti anche per connettività con scarso segnale (2 MB). In questo modo sgravano la tua rete Internet da rallentamenti e disservizi. Oltre a questo, ti consente di fare videoconferenze con numerosi partecipanti (anche di 50/500 persone o device in contemporanea) senza perdere 1 secondo di velocità.
b) SICUREZZA & ASSISTENZA:
ormai tutti i programmi di video-chat, di condivisione e video-lavoro da remoto offrono sistemi di criptaggio e protezione delle informazioni. Anche quelli free. Ma quanto è “sicura la sicurezza”?
Te le diciamo francamente: il gioco non vale il rischio.
Un sistema gratuito, infatti, non ha livelli di guardia alti, i protocolli di protezione sono minimi e tarati sulle minacce più blande e contenibili.
(Aggiornamento Maggio 2020: non è facile capire il grado di affidabilità e sicurezza di un’APP per videoconferenze. Ma esistono almeno 3 parametri che possono dirti se sei di fronte a uno strumento degno di fiducia oppure no: 1) certificazione ISO 27001; 2) Conformità GDPR; 3) Protocollo di sicurezza TLS.).
Immagina: sei collegato con il tuo (potenziale) miglior cliente per valutare il preventivo finale di acquisto, o con la tua classe di 27 ragazzi. Senza che tu te ne accorga un malware colpisce un PC aziendale o della scuola, entrando in circolo nell’intera infrastruttura server. Riesce così a carpire i dati riservati degli studenti (minorenni), dati finanziari e fiscali del tuo cliente, documenti e contratti.
A quanto potrebbe ammontare il danno economico (e giuridico) di tutto questo?
“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Ancora più semplice: sicurezza avanzata e personale tecnico in carne ed ossa per assisterti in caso di problemi.
I livelli di protezione, infatti, sono molto più elevati e testati per arginare la maggior parte dei cyber attacchi conosciuti.
Di più? Alcuni fornitori di soluzioni di videoconferenze scendono in campo direttamente: monitorano possibili tentativi di “breach” (di violazioni) durante le videoconferenze. In casi estremi possono intervenire in tempo reale per “sigillare” la sala virtuale annullando al 100% il rischio di furto di dati aziendali o personali.
c) PRIVACY:
un altro punto che vediamo venire sacrificato, purtroppo, troppo di frequente.
Programmi di videoconferenza o video-lavoro gratuiti (come il già citato Skype o anche la versione free di Google Meet), come forse saprai, chiedono una “moneta di scambio” per lo sfruttamento libero che tu e la tua azienda fate dei suoi servizi: i tuoi dati personali. Un pegno che anche i partecipanti ai tuoi video-lavori devono pagare, sotto forma di registrazione, iscrizione o download di un’app.
Se per la tua azienda o scuola può essere un fattore trascurabile, attento: forse non lo è per i genitori dei tuoi alunni, o per un tuo cliente.
“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Sempre più semplice: la riservatezza.
Infatti, nessuna iscrizione o registrazione è richiesta agli invitati quando si usano software per videoconferenza a pagamento.
Il risultato? Nessuna archiviazione o sfruttamento di dati personali o professionali. Tutto rimane a te.
d) REGISTRAZIONI:
quando realizzi una videoconferenza non è detto che tutto fili sempre liscio. Può capitare, infatti, che un collega o uno studente non possano collegarsi nel giorno e orario prestabilito. Cosa fare quindi?
Con un programma gratuito non avrai a disposizione anche la funzionalità di registrazione della videoconferenza.
E nel caso in cui dovesse dartene la possibilità, attento ai limiti di tempo: sono possibili solo poche ore di registrazione totali.
“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Molto, molto semplice: la possibilità di fare registrazioni senza limiti.
e) RESTRIZIONI:
ti ricordi quando ti dicevamo della “moneta di scambio” richiesta dai programmi gratuiti? Oltre ai dati personali e professionali, ci sono anche le restrizioni.
Infatti, quasi la totalità dei programmi di video-collaborazione gratuiti hanno molte delle funzionalità necessarie, ma con (critiche) restrizioni: come il numero di partecipanti massimo che possono partecipare in contemporanea, spesso molto basso (tra i 2 e i 4); oppure la durata della videoconferenza, che in alcuni casi può durare fino a un massimo di 40 minuti. Terminati i minuti? Si interrompe, senza troppi convenevoli.
“Allora cos’hanno da offrire software di videoconferenza professionali”? Infinitamente semplice: nessuna restrizione. O meglio: alcuni software prevedono restrizioni laddove previsto nei diversi pacchetti di licenze. Diversi a seconda di flessibili e specifiche esigenze.
4) Quale software di videoconferenza e video-lavoro scegliere?
Presto scriveremo una classifica approfondita ai migliori programmi per il video-lavoro a distanza sul mercato.
Fino ad allora ti dovrai accontentare di scaricare gratuitamente questa infografica di confronto tra software per videoconferenza.
Scegli consapevole, scegli sicuro.
5 SOFTWARE DI VIDEOCONFERENZA A NUDO
Ecco una grafica che mette a confronto le caratteristiche delle app per il video-lavoro più famose sul mercato
5) Quali obiettivi devi avere in mente per farla al meglio?
Come team di PTS srl non ci limitiamo a realizzare soluzioni di video-collaborazione e basta: siamo noi in primis entusiasti utilizzatori di queste tecnologie.
Per questo negli anni in cui abbiamo testato e avviato questa esperienza, ci siamo accorti che una serie di vitali accortezze possono fare la differenza sul fare videoconferenze davvero efficaci:
- Prepara e organizza “a tavolino” la tua attività: cosa dovrai presentare, con chi ti dovrai collegare, cosa sarà necessario mostrare, chi si dovrà collegare per darti supporto, quanto tempo richiederà, ecc.Non dimenticare poi di fare alcune prove e test il giorno prima della data prestabilita: tutto deve andare (il più possibile) liscio. L’improvvisazione è il killer n. 1 delle videoconferenze!
- Testa e punta su un software di videoconferenza all’altezza (non ci stancheremo di ripeterlo). Soluzioni “amatoriali” possono fare più danno che guadagno. E i tuoi colleghi, clienti o studenti ringrazieranno sicuramente!
- Non commettere l’errore di pensare ai sistemi di videoconferenza come strumenti a sé stanti e da usare una tantum.Pensa a come puoi integrarli in molteplici attività del tuo ufficio o scuola.Fidati: possono essere un alleato insostituibile per risparmiare tempo, per ridurre (fino al 30%) i costi di trasferte nazionali e internazionali, sostituire macchinose procedure di scambio informazioni cartacee o digitali non in tempo reale (come massicci scambi di email, documenti volanti, telefonate, ecc.).Al punto 6 ti diamo qualche idea su attività aggiuntive che questi software ti possono permettere di realizzare per ottenere un immediato ritorno sull’investimento.
- Punta a dare un valore aggiunto prezioso ai tuoi clienti o studenti e che non dà nessuno dei tuoi concorrenti.Un’esperienza di lavoro da remoto efficace, organizzata, che va dritta al punto, coinvolgente e interattiva si ricorda meglio e permette di raggiungere con più precisione i risultati voluti.
6) Le domande che devi farti prima di organizzare una Videoconferenza
Come ti possono aiutare? Vedile un po’ come un “kit di sopravvivenza” per organizzare videoconferenze efficaci e che valgano l’investimento fatto. Un elenco non esaustivo e che potresti (anzi, dovresti) essere completato con domande utili basate sulla tua esperienza diretta:
- So come muovermi per non sembrare impacciato o un dilettante davanti alla videocamera?
- Valorizzo l’immagine della mia azienda o la mia immagine di professionista?
- Ho preparato una scaletta organizzata su come gestire/condurre la videoconferenza?
- Il software che uso ha tutte le funzionalità di cui ho bisogno per condurla? Oppure noto che mi servirebbe qualcosa in più per un’attività importante che voglio sfruttare durante la videconferenza? (Ad esempio una funzione di “lavagna interattiva virtuale” per sintetizzare punti salienti o per realizzare schemi).
- Ho allertato tutti i collaboratori e colleghi per essere pronti e/o disponibili a partecipare in caso fosse necessario?
- Ho programmato test del sistema di videoconferenza e del mio intervento prima di iniziare?
7) Non solo videoconferenza: uno strumento per ampliare il tuo lavoro
Non fermarti alla sola definizione di “videoconferenza”. Alcuni software sul mercato sono perfetti alleati per sbloccare nuove possibilità di business e di apprendimento:
- Video-collaborazione:
molto simile alla videoconferenza, ma che identifica un’attività più incentrata sul lavoro in contemporanea e in tempo reale su uno stesso documento.Due o più colleghi/collaboratori possono quindi modificare e interagire contemporaneamente su una stessa presentazione in PDF, sottolineando, evidenziando, annotando modifiche o errori.Perché scambiarsi tonnellate di email per settimane quando puoi fare la stessa cosa in poche ore, senza incomprensioni e con maggiore precisione? - Eventi virtuali e da remoto:
soprattutto in questo frangente di emergenza nazionale e internazionale, per molte aziende e scuole è vitale trovare uno strumento che consenta loro di continuare ciò che sanno fare meglio: dialogare, “incontrare” e confrontarsi con altri colleghi, clienti, fornitori, studenti, insegnanti.E quale migliore occasione di un evento formativo, di dibattito o culturale per stringere e non perdere quei rapporti fondamentali per il proprio business o attività?Grazie a software professionali puoi farlo. In particolare, il software di videoconferenza AnyWhere Video ti consente di creare fino a 10 “sale” virtuali distinte, all’interno delle quali invitare fino a 50 partecipanti ciascuna. - Corsi formativi aziendali o lezioni scolastiche online:
le competenze dei propri colleghi o studenti è sono gioielli rari da custodire e sviluppare.Organizzare un appuntamento formativo a distanza può diventare un’attività utile, comoda e – perché no – divertente: per i collaboratori da remoto, o per i colleghi di altre sedi aziendali, per gli studenti assenti, per i corsisti che non possono intervenire perché malati.
Una soluzione per accorciare le distanze e per dare massima importanza all’interazione dei partecipanti. E tutto a costo 0.
- Webinar:
un appuntamento formativo virtuale che potresti organizzare per promuovere la tua attività di professionista, o come occasione di business per intercettare nuovi potenziali clienti.Un’arma che richiederebbe approfondimenti a parte per evidenziarne funzionamento, potenzialità e vantaggi.
Hai ancora punti interrogativi su come fare una videoconferenza professionale, senza spendere una fortuna e con il supporto di qualcuno di affidabile che ti guidi?
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