Imperdonabili. Pesanti. Dolorosi.

In questi giorni ti starai attrezzando (o sei già attrezzato) per realizzare le tue video lezioni online per i tuoi studenti, o per fare riunioni e lavori di gruppo in videoconferenza con i colleghi. Ma non è sufficiente avere tutto il necessario.

Infatti, non basta sapere come fare una perfetta videoconferenza per offrire ai tuoi partecipanti un momento di lavoro realmente utile ed efficace.

In uno scenario dove il lavoro da remoto e i video saranno gli elementi professionali trainanti del futuro (e già del presente), meglio sapere quali sono gli errori più gravi da evitare quando organizzi una lezione online, o un colloquio di lavoro da remoto, o una riunione in videoconferenza con i tuoi clienti da remoto.

Insomma: ti basta non cadere in queste 7 trappole che possono dipingere come poco affidabile la tua figura professionale, e rendere deludente un importante momento formativo o di lavoro.

Sei concentrato? Allora iniziamo!

1. Ritardare

No, non è così: essere “elegantemente in ritardo” non è perdonabile. Nemmeno vale la regola del “quarto d’ora accademico”.
Anche se sembra banale, attrezzarti con tool per calendarizzare con precisione l’appuntamento (che sia una video-lezione, un colloquio di lavoro o una videoconferenza con clienti) è decisivo.

E non solo per dare la giusta immagine di professionalità e serietà: collegarsi in anticipo rispetto all’orario prefissato ti consente di avere il tempo necessario per preparare un “benvenuto” unico, informale e al contempo professionale ai tuoi partecipanti.

Come? Attraverso una intro musicale, o un video ad hoc, o ancora con un quiz divertente, ecc. Insomma: spazio alla creatività. E i partecipanti, sicuramente, apprezzeranno.

2. Non fare test e prove

L’improvvisazione è un’arma a doppio taglio: o la si sa fare bene, oppure è da evitare (come il Covid19, per intenderci).

Per questo è di vitale importanza, prima del giorno ufficiale della tua lezione scolastica virtuale o della tua videoconferenza con un importante cliente – provare e riprovare più volte:

  • L’utilizzo fluido e rapido delle funzionalità del sistema di videolavoro che utilizzi: attivare/disattivare il microfono ai partecipanti, monitorare la chat e le domande che vengono fatte, ecc.;
  • I device e sistemi che utilizzi: dal microfono alla webcam (meglio se professionali);
  • La corretta visualizzazione delle slide che mostrerai, della lavagna interattiva che userai per fare annotazioni, la corretta ricezione dei documenti che condividerai.

3. Scegliere il luogo sbagliato

Lavorando in smart working o da remoto, forse, te ne sarai accorto: una stanza non vale l’altra.

Infatti sono numerosi i fattori che impattano sull’efficacia di una videoconferenza o lezione virtuale: dal rumore, alla luce, al rimbombo dell’audio, alle distrazioni, alla comodità di avere spazio e tutto a portata di mano, fino allo sfondo (background) visibile alle tue spalle durante la ripresa.

Trovare uno spazio “controllato” e adeguato ti consente di evitare brute sorprese e imprevisti che possono minare la riuscita della riunione o dei lavori.

A meno che non sia voluto per rendere la lezione online o la videochiamata di lavoro indimenticabile!

4. Usare microfoni o webcam non adeguati

Anche se la soluzione più comoda (ed economica) è quella di utilizzare gli speaker e webcam integrati nel tuo PC o device, l’effetto finale potrebbe dare esiti molto fastidiosi.

Effetto eco, riverbero, risoluzione scarsa, audio disturbato: tutti fattori che possono far crollare la buona riuscita della lezione o di una video-intervista (compresa la buona volontà dei tuoi interlocutori).

Non è necessario muoversi verso device professionali e costosi: alcune accortezze possono risultare più che adeguate allo scopo. Ad esempio usando cuffie con microfono, o auricolari, webcam compatte con un’adeguata risoluzione possono essere sufficienti a salvare la situazione.

5. Non utilizzare software adeguati

Sai di cosa hai bisogno per condurre la tua video-collaborazione o lezione a distanza? Devi condividere file o il tuo schermo? Devi fare vedere video live o prendere appunti su una lavagna virtuale?

Avere un’idea chiara su quello che ti serve per condurre in totale controllo la tua attività da remoto è un passo fondamentale.

Solo con queste informazioni in mano si passa alla scelta di un software di videoconferenza o per lezioni online professionale. E anche se è solo uno degli importanti step per organizzare un efficace momento di lavoro o formativo, è forse il passo più delicato per evitare di dover fare un “taglia e cuci” di diverse soluzioni.

Ad esempio: capita spesso di dover cercare un programma aggiuntivo da installare per poter registrare il proprio webinar o l’intera videoconferenza. Una scomodità che si può evitare scegliendo un software professionale con già a bordo questa funzionalità.

6. Non essere preparato

Simile all’errore n.2, ma legato questa volta al tuo ruolo e attività.

Dimostrare di essere preparato, di far capire con semplicità e immediatezza i topic che tratti sono di primaria importanza per il successo della tua video-lezione o videoconferenza.

Per essere pronto al meglio ed evitare brutte figure (o di far perdere tempo ai partecipanti), le contromisure sono semplici:

  • Preparati e prova i movimenti e lo stile che vuoi dare alla lezione o alla riunione. Consiglio evergreen? Meglio se interattiva e dinamica, per mantenere alta l’attenzione sempre alta e coinvolgere il pubblico;
  • Crea una scaletta dei temi, argomenti ed eventualmente una timeline di svolgimento, con le tempistiche ideali da dedicare a ciascun argomento;
  • Allerta e prepara i colleghi che verranno coinvolti nella lezione o nei lavori, così da essere tutti allineati ed evitare vuoti, imprecisioni o disallineamenti;
  • Programma con adeguato anticipo e calendarizza in modo efficace (invitando tutte le figure chiave che dovranno essere coinvolte) l’appuntamento. Non solo per avere tutto sotto controllo e organizzarti bene anche rispetto alle altre attività che svolgi, ma soprattutto per avere il materiale necessario pronto e a disposizione per la lezione/riunione.

7. Sistema di videoconferenza non integrato

Un’app per fare video-lavori o lezioni da remoto non è uno strumento e basta. Non può essere un “gioco” da usare per il tuo lavoro.

E usarlo a spot, quando serve, come elemento a sé stante è uno spreco e un rischio che logora l’efficacia del tuo lavoro giorno dopo giorno.

Per questo integrarlo all’interno di un “ecosistema” di interconnesso di strumenti ti permetterebbe di rendere davvero smart il lavoro. Infatti, la maggior parte dei sistemi di videoconferenza è perfettamente integrabile con numerosi utili tool per lo smart working.

I benefici sono molteplici:

  • Rendere più organizzato il flusso delle tue attività;
  • Maggiore controllo di tutte le attività e scadenze che hai in programma;
  • Calendarizzazione precisa e accurata delle attività e delle priorità;
  • Maggiore coordinamento e allineamento con colleghi e studenti su materiale, obiettivi, avvisi.

Con la forza di questi strumenti e accortezze, sarai già sulla strada giusta per far correre e crescere il tuo valore come insegnante o professionista.

Oltre a questo, ricordati di portare con te anche altri elementi fondamentali, per il futuro che ci attende: nuove competenze tecniche, motivazione ed energia per investirci tempo e risorse.