Per un’azienda il noleggio operativo di stampanti multifunzione è una valida alternativa all’acquisto della stampante. Il noleggio, infatti, è la scelta che molto spesso preferiscono i piccoli uffici e le aziende per convenienza e comodità, ma non è un’opzione valida per tutti.
Come se non bastasse, da qualche anno si parla anche di noleggio di una stampante in costo-copia, un’opportunità che vale la pena conoscere e valutare con la dovuta attenzione… Ma ne scriveremo tra qualche paragrafo.
Questa guida nasce proprio con questo intento: aiutarti a fare chiarezza su queste opzioni professionali e supportarti nel capire quale sia la soluzione migliore tra il noleggio operativo stampanti, il noleggio costo-copia o l’acquisto di una stampante. In questo modo saprai fare una scelta che migliori il tuo lavoro in ufficio e ti protegga da costi nascosti per salvare la liquidità della tua azienda.
Partiamo subito facendo un passo indietro e tornando sulla differenza tra stampante inkjet e laser. Se non ti è chiara, ti invitiamo a leggere questa guida completa che abbiamo scritto sull’argomento.
1) Noleggio stampante: cos’è, caratteristiche del servizio e vantaggi
Sarà capitato a (quasi) tutti di acquistare una stampante, anche solo per uso domestico. In questo caso il concetto è molto chiaro, ma non lo è altrettanto quando si parla di noleggio operativo della stampante.
Il noleggio è una modalità di fornitura tramite la quale il cliente riceve una stampante in affitto per un dato periodo di tempo a fronte di un importo fisso corrisposto, solitamente ogni mese. Di solito il canone di noleggio della stampante include:
- consegna,
- installazione
- formazione del personale sull’utilizzo del dispositivo
Questa forma di noleggio esiste da molto tempo, già da quando il cliente poteva scegliere di noleggiare una fotocopiatrice. In seguito, ha preso ulteriore forza con la diffusione delle moderne stampanti multifunzione.
Le stampanti multifunzione sono macchine complesse, particolarmente soggette ad obsolescenza strutturale e operativa. Richiedono manutenzione e frequenti aggiornamenti, con tecnologie in continua evoluzione che portano sul mercato modelli sempre più avanzati e con nuove funzionalità di stampa.
2) 5 grandi vantaggi per capire se ti conviene noleggiare o acquistare una stampante
Il noleggio delle stampanti multifunzione porta vantaggi soprattutto in merito a manutenzione, aggiornamento tecnologico della stampante stessa e della burocrazia relativa. E vogliamo parlare dei costi di noleggio?
Molti di questi vantaggi sono legati al noleggio costo-copia, una formula che aggiunge ulteriori opportunità e della quale parleremo meglio tra qualche paragrafo. Intanto spieghiamo meglio questi punti…
- Tra i fattori in gioco rientra la quantità di stampe mensili, unita alla uniformità del carico di lavoro nel tempo. Noleggiare una stampante multifunzione conviene dal momento in cui viene effettuato un cospicuo numero di stampe che consenta di ammortizzare la spesa del canone e qualora questo numero rimanga abbastanza costante per la durata del contratto. Per esempio: la tua azienda, che ha due sedi operative con 40 dipendenti ciascuna, necessita di 6 stampanti. Ovviamente pensi a stampanti multifunzione, che ti consentano di stampare velocemente, che si colleghino alla rete aziendale e che ti consentano di scansionare documenti e salvarli nel cloud dell’azienda. Hai necessità di stampare circa 10mila copie al mese, a colori e non solo in bianco e nero, in diversi formati (A4 e A5 soprattutto). Ecco che in questo caso, il noleggio è la soluzione alla quale pensare.
- Concordare preventivamente gli interventi di manutenzione della stampante, ti permette di includere il loro costo già nel canone di noleggio. Una scelta questa che non ti porta ad avere costi extra, diversamente a quanto accade nel comune acquisto di stampante.
Ma non solo…
- Contrattualizzando gli interventi, garantisci alla tua stampante multifunzione una corretta e costante manutenzione che ne allungherà la vita e, soprattutto, non ostacolerà la tua operatività in azienda con blocchi tecnici dovuti alla comune usura delle parti meccaniche. Questa è un’opzione legata al noleggio costo-copia e non al semplice noleggio stampante, ma di questo ne parleremo tra qualche paragrafo.
- Se la stampante è stata acquistata, rientra nel piano di ammortamento della tua azienda e, in questo caso, risulta più complesso sostituire il parco macchine: non solo perché è un’attività onerosa economicamente, ma anche per le incombenze burocratiche e fiscali legate all’operazione.
- Ultimo, ma è (forse) il vantaggio più evidente, allo scadere del contratto di noleggio è possibile sostituire la stampante con un modello di ultima generazione.
In conclusione: il noleggio di una stampante e di tutte le attrezzature in generale, risulta una soluzione flessibile, che non prevede incombenze fiscali per i beni ammortizzati, né un esborso iniziale particolarmente oneroso per l’azienda.
Al contrario! Il noleggio stampante prevede la deducibilità fiscale del canone, con notevoli vantaggi per la liquidità aziendale.
3) Noleggio o acquisto stampante: la tabella di confronto
Alla luce di quanto hai letto sopra, il noleggio stampante sembra la soluzione smart per la tua azienda. Ma è davvero cosi? A seguire trovi un ulteriore confronto chiaro e oggettivo. Solo al termine potrai valutare se per la tua realtà aziendale e per le tue abitudini, è meglio noleggiare o acquistare una stampante.
Una precisazione doverosa: la tabella a seguire analizza due diversi modi di ‘possedere’ una stampante, tramite noleggio o tramite acquisto. Per entrambe è possibile aggiungere personalizzazioni relative alla gestione della stampante stessa, del toner e/o dei consumabili. un esempio è il ‘costo-copia’ come descritto più avanti.
| NOLEGGIO | ACQUISTO | |
|---|---|---|
| ASPETTI ECONOMICI | Canone mensile, certo e programmabile | Costo una tantum |
| Contratto a lungo termine | Libero da vincoli | |
| Possibile maxi-rata finale e/o penale in caso di recesso | Nessuna penale o costo aggiuntivo | |
| Formula personalizzabile | Decide tutto l’azienda proprietaria | |
| ASPETTI FISCALI | No libro cespiti e canone deducibile | Viene ammortizzata come bene aziendale |
| ASPETTI OPERATIVI | Toner e consumabili possono venire inclusi* | Gestione libera di consumabili e toner** |
| Possibilità di includere il servizio smaltimento toner | Servizio smaltimento a richiesta | |
| Fornitore unico | Scelta libera di ogni fornitore (toner, manutenzione, smaltimento…) | |
| Monitoraggio della vita/operatività della stampante* | Nessun controllo da parte dell’azienda proprietaria né del fornitore** | |
| Interventi tecnici possono essere inclusi e pianificati* | Interventi tecnici solo all’occorrenza e a chiamata** |
** possibilità di contratto in costo-copia per la gestione della stampante multifunzione
4) Quanto costa noleggiare o acquistare una stampante?
Questa è la parte che forse ti interessa maggiormente
Tieni sempre a mente che la cosa che incide di più sul costo di noleggio è la qualità della stampa unita alle performance della stampante. Una MFP (stampante multifunzione) che stampa rapidamente a colori, avrà un canone di noleggio e un prezzo di vendita più alti rispetto ad una stampante in bianco e nero per uso (semi)domestico.
Il mercato offre molte tipologie di stampanti multifunzione per tutti gli usi e con differenti caratteristiche operative e tecnologiche. Fare un confronto diventa complesso ma proviamo a definirli in base al gruppo di lavoro del tuo ufficio, cioè il numero di persone che useranno la stampante. Tieni a mente che la durata standard del noleggio è di 60 mesi (5 anni), ma può essere modulata all’occorrenza.
| Numero utenti | Caratteristiche Stampante Multifunzione | NOLEGGIO (60 mesi) | ACQUISTO* |
|---|---|---|---|
| UFFICI DI GRANDI DIMENSIONI | ● A3/A4 ● Colore ● Scanner ● Fotocopiatrice ● Fronte/retro ● Doppio cassetto | A partire da 39,90 Euro/mese | A partire da 2.150 Euro |
| UFFICI DI PICCOLE/MEDIE DIMENSIONI | ● A4 ● Colore ● Fotocopiatrice ● Scanner ● Fax ● Fronte/retro ● Cassetto singolo | A partire da 15,50 Euro/mese | A partire da 800 Euro |
| LIBERI PROFESSIONISTI E PICCOLI UFFICI | ● A4 ● Bianco/nero ● Fotocopiatrice ● Scanner ● Fronte/retro ● Cassetto singolo | A partire da 13,70 Euro/mese | A partire da 700 euro |
Come detto, abbiamo considerato delle stampanti con caratteristiche standard e per uffici di medie e piccole dimensioni, ma l’offerta è molto più ampia e noi siamo a disposizione per valutare la soluzione migliore per l’operatività della tua azienda. Precisato questo…
Alla luce di tutte queste informazioni, qual è la scelta migliore? Dipende.
Lo abbiamo già detto in precedenza e lo ribadiamo: se hai una grande azienda magari con più sedi, con l’esigenza di scaricare dei costi, il noleggio potrebbe essere la soluzione più indicata.
Così come potrebbe essere la soluzione ideale se nella tua azienda famigliare, i tuoi tre dipendenti hanno già un carico di lavoro rilevante e vuoi togliere loro il pensiero della gestione della stampante.
Invece, se sei un professionista e fai poche stampe al mese, potrebbe essere più interessante l’acquisto della macchina per sollevarti da quel vincolo a lungo termine che invece di dà il noleggio, anche se si parla di un piccolo canone fisso mensile.
Riepilogando…
Il noleggio stampante:
- assicura un’elevata flessibilità nella gestione del parco macchine,
- evita l’obsolescenza delle attrezzature
- solleva il cliente da tutti gli oneri burocratici e gestionali
- potrebbe essere soggetto all’approvazione della finanziaria
Invece, l’acquisto della stampante:
- libera da qualsiasi contratto
- porta un leggero risparmio rispetto al canone di noleggio di 5 anni
Ti servono informazioni per capire qual è la soluzione migliore per la tua azienda?
5) Cos’è il noleggio ‘costo-copia’: caratteristiche, prezzi e vantaggi
A questo punto hai ben chiara la differenza tra il noleggio e l’acquisto di una stampante.
Se hai letto fino a qui, probabilmente, è perché trovi particolarmente interessante questa soluzione. Ma c’è altro che devi sapere…
Devi sapere anche che, al noleggio della stampante, puoi abbinare un ulteriore piccolo canone che ti permette di includere servizi opzionali al tuo noleggio operativo, per toglierti realmente qualsiasi pensiero legato alla tua stampante multifunzione. Questa possibilità l’avevamo già introdotta nella tabella comparativa.
Questo importo viene calcolato stimando il numero delle copie che andrai a stampare: si chiama ‘noleggio costo-copia’.
Vediamolo nel dettaglio…
Si parla di noleggio costo-copia quando, oltre al canone della stampante, si prevede una quota fissa per ogni copia stampata. In questo contratto il fornitore del servizio provvede a:
- installazione,
- configurazione,
- assistenza,
- manutenzione,
- fornitura di consumabili
Ci sono molte possibilità di canone di noleggio e costo-copia per soddisfare le singole esigenze. La soluzione più diffusa prevede un tetto massimo di copie mensili ad un costo copia concordato. Superato il limite mensile, si paga una differenza definita da contratto.
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Vediamo nel dettaglio quali sono le voci principali che determinano il costo del noleggio in costo-copia:
- Numero di stampe bianco/nero previste
- Numero di stampe colore previste
- Formato di stampa
- Ricambio toner nero
- Ricambio toner colore
- Kit manutenzione B/N
- Kit manutenzione colore
- Numero e durata interventi di assistenza
A fronte di questa stima, si determina il canone mensile del costo-copia che parte dai 0.005 cent. per la stampa in B/N e 0.044 cent. per la stampa a colore. Ribadiamo che questi sono valori indicativi e il costo della copia si somma al canone di noleggio della stampante che si va a scegliere.
È fondamentale sottolineare che, sia nel caso del noleggio operativo che del costo-copia, definire uno standard risulta complesso. Con questa guida abbiamo fatto luce su quegli aspetti che concorrono alla definizione di un prezzo, ma non si tiene conto delle singole necessità.
Per questo è fondamentale affidarsi ad un fornitore con esperienza comprovata, in grado di dare la consulenza adeguata per definire la soluzione più conveniente per l’azienda.
6) Come si contano le copie stampate in un mese?
Il monitoraggio delle stampe mensili è possibile grazie a diversi sistemi di rilevamento che consentono al tuo fornitore di monitorare automaticamente le copie da remoto. Il più diffuso è MPS.
Con il sistema MPS anche tu puoi monitorare e controllare il numero di pagine stampate e l’utilizzo delle tue stampanti.
Non è tutto: grazie a sistemi più complessi, puoi definire utilizzi particolari per ogni gruppo o per singolo utente.
7) I vantaggi del ‘costo-copia’ anche se hai già una stampante
Se hai letto fino a qui, probabilmente hai già un’idea di cosa sia meglio per la tua realtà aziendale.
Però se hai già acquistato una stampante e vuoi comunque toglierti qualsiasi pensiero legato alla sua gestione (toner, consumabili, manutenzione…), anche per la tua azienda è possibile abbinare un servizio di costo-copia.
Le caratteristiche sono le stesse ed è sempre modulabile su quelle che sono le tue esigenze di stampa.
Ecco, ora hai il quadro completo per capire se alla tua azienda conviene il noleggio o è meglio acquistare una stampante. Ovviamente è importantissimo affidarsi ad un partner competente, soprattutto se ti affiancherà nei prossimi cinque anni lavorativi.
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